Кто выдаёт дубликат, если бывший сотрудник потерял трудовую книжку?

Если человек потерял бумажную трудовую книжку, за дубликатом нужно обратиться к работодателю по месту работы, где была внесена последняя запись. Это может быть бывший работодатель. Дубликат трудовой книжки выдают не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2026-09-25

Короткий ответ

Увольнение не означает, что организация может автоматически отказаться со словами «восстанавливайте у нового работодателя». Но сначала надо проверить, действительно ли последняя запись была сделана у неё и какой именно документ утрачен.

Почему обращаются по последней записи

Такой порядок установлен в п. 27 приказа Минтруда № 320н. Он ориентируется на место внесения последней записи в трудовую книжку, а не только на место, где человек сейчас работает.

Например, сотрудник уволился из компании, получил книжку и некоторое время нигде не работал. Затем потерял документ. Если последняя запись об увольнении внесена этой компанией, обращение к ней соответствует предусмотренному порядку.

Если после этого книжку уже оформлял другой работодатель, обстоятельства меняются. Не стоит выдавать дубликат на основании предположения, что организация была последней: попросите заявителя пояснить последующую работу и доступные сведения.

Как подать заявление

Сообщите об утрате и попросите выдать дубликат. Укажите данные, позволяющие найти кадровые документы, и согласуйте способ получения. Работодателю нужно зафиксировать дату поступления заявления: от неё считается срок в 15 рабочих дней.

Это другой срок, чем для обычной выдачи копий связанных с работой документов. Не переносите автоматически трёхдневный срок из ст. 62 ТК РФ на оформление дубликата. Если одновременно нужны справки или копии приказов, соответствующие запросы оценивают отдельно.

К заявлению полезно приложить имеющиеся подтверждения предыдущей работы. Полная старая фотография книжки помогает искать сведения, но сама по себе не всегда заменяет документы, на основании которых вносятся записи.

Откуда взять сведения о прежнем стаже

Дубликат не заполняют по памяти заявителя. В него включают подтверждённые сведения об общем стаже до работы у этого работодателя, а также сведения о работе и награждениях по последнему месту. Требования к заполнению предусмотрены в п. 28 и 29 того же порядка.

Для предыдущих периодов могут понадобиться справки, копии приказов и документы из архивов. Если подтверждение содержит только часть сведений, нельзя дописывать отсутствующие даты или основания увольнения по предположению. В документ включают то, что надлежащим образом подтверждено.

Не путайте сведения о трудовой деятельности, полученные из информационных ресурсов, с точной копией старой бумажной книжки. Они могут помочь подтвердить отдельные периоды, но состав данных и порядок оформления дубликата нужно проверить.

Если книжка потеряна работодателем

Причина утраты имеет значение. При утрате по вине работодателя порядок предусматривает его содействие в получении документов о предшествующем стаже. Ситуация, когда человек потерял выданную книжку сам, и утрата кадровой службой не должны оформляться одинаковой фразой «все документы ищите самостоятельно».

При массовой утрате из-за чрезвычайных обстоятельств действуют специальные правила установления стажа комиссией. Их не применяют автоматически к обычной потере одного документа.

После подготовки проверьте фамилию, даты и подтверждающие основания вместе с получателем. Зафиксируйте выдачу дубликата. Организации полезно проверить, как хранятся заявления и подтверждения: общий порядок работы с ними разобрали в статье о кадровых документах.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.