Кто заполняет трудовую книжку директора муниципального учреждения?

Для руководителя муниципального учреждения нет единого бесспорного подхода, кто именно ведёт трудовую книжку: само учреждение или назначившая его администрация. Источник фиксирует различия в разъяснениях и практике и рекомендует закрепить порядок муниципальным актом.

Civius, юридическая компания Полина Федорова, старший юрист

Короткий ответ

При этом основанием записи о назначении или увольнении служит соответствующее распоряжение администрации. В тексте записи нужно указать должность в самом учреждении, а не создавать впечатление, что директор принят в штат администрации.

Почему возникает вопрос о работодателе

Администрация назначает и освобождает руководителя подведомственного МКУ, заключает с ним трудовой договор и принимает ключевые кадровые решения. Однако это не снимает вопрос, является ли непосредственным работодателем учреждение или уполномоченный орган учредителя.

Статья 20 ТК РФ определяет работодателя, а ст. 275 ТК РФ регулирует оформление отношений с руководителем. Для муниципальных учреждений важен также установленный органом местного самоуправления порядок.

Назначение директора и ведение документов связаны, но это не позволяет выбрать исполнителя записи только по тому, у кого сейчас находится печать.

Какие подходы существуют

Один подход считает работодателем само учреждение, а администрацию – представителем, который реализует отдельные полномочия. При нём документы директора ведутся в учреждении.

Другой связывает обязанности с органом, назначающим директора и подписывающим договор. Такой подход встречается в разъяснениях и судебных материалах. Источник не представляет один из них как окончательно установленное для всех случаев правило.

Поэтому полезно проверить действующие муниципальные акты, трудовой договор и принятую систему кадрового документооборота. Отсутствие одинаковой практики не означает право оформлять каждый новый случай произвольно.

Как закрепить понятный порядок

Уполномоченный орган может принять акт о ведении и хранении трудовых книжек руководителей подведомственных учреждений. В нём стоит определить ответственного, место хранения, основание записей и передачу документов при смене руководителя.

Муниципальный акт должен соответствовать закону и полномочиям принимающего органа. Он позволяет закрепить организационный порядок, но не отменяет федеральные требования к самой записи.

Проверьте, кому поручено фактическое ведение, на основании какого решения и как этот сотрудник получает распоряжения о назначении и увольнении.

Что писать в графах книжки

В графе о работе обозначьте назначение на должность директора соответствующего муниципального учреждения. Не подменяйте наименование учреждения администрацией, если директор не занимает должность в её штате.

В графе основания укажите реальное распоряжение или приказ администрации о назначении. Для увольнения используется её соответствующий акт, а формулировка основания должна точно соответствовать закону.

Правила записи предусмотрены, в частности, п. 36 порядка по приказу Минтруда № 320н. Не указывайте вместо действительного кадрового решения внутренний документ, который лишь организует техническое внесение записи.

Что проверить перед оформлением

Убедитесь, что работнику вообще ведётся бумажная трудовая книжка по применимым правилам. Затем сопоставьте кадровый акт, название учреждения, должность и закреплённый порядок ответственности.

Если прежние записи оформлялись иначе, сначала определите, требуется ли исправление и на каком основании. Общие требования к кадровым решениям и локальным документам рассмотрели в статье о кадровых документах.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.