Как принять работника, если его трудовая книжка сгорела
Отсутствие трудовой книжки из-за пожара не является само по себе основанием для отказа в приёме на работу. Сначала выясните, работал ли человек раньше в России и какая книжка у него была. Если он впервые поступает на работу в РФ после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности ведут электронно, бумажную книжку не оформляют.
Короткий ответ
Отсутствие трудовой книжки из-за пожара не является само по себе основанием для отказа в приёме на работу. Сначала выясните, работал ли человек раньше в России и какая книжка у него была. Если он впервые поступает на работу в РФ после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности ведут электронно, бумажную книжку не оформляют.
Почему важен прежний трудовой опыт
В рассматриваемом случае соискатель приехал из Луганской области, а его книжка сгорела. Вывод исходного материала от 5 августа 2024 года строился на предположении, что речь шла о книжке иностранного образца и о первом трудоустройстве в России. Это предположение нужно проверить по фактическим документам, а не выводить только из места приезда.
Работодатель не должен продолжать записи в иностранной трудовой книжке. Но ситуация с книжкой советского образца или с уже имевшейся российской трудовой деятельностью требует отдельного рассмотрения. Поэтому вопрос «какую новую книжку купить» нельзя решать раньше вопроса о том, в каком формате вообще должны вестись сведения этого работника.
Часть 8 статьи 2 Закона № 439-ФЗ устанавливает электронный формат для лиц, впервые поступающих на работу после указанной даты. Электронные сведения о трудовой деятельности формируются по статье 66.1 ТК РФ. Выдавать такому сотруднику бумажную книжку лишь потому, что прежняя иностранная утрачена, не требуется.
Что сделать работодателю
Уточните у соискателя историю работы и причину отсутствия документа. Проверьте комплект документов по статье 65 ТК РФ, включая дополнительные документы, если их требует характер работы.
Общее правило о новой бумажной книжке по письменному заявлению при утрате действует с исключением: книжку не оформляют тем, для кого закон предусматривает только электронные сведения. Заявление с причиной утраты не отменяет это исключение.
В кадровых материалах зафиксируйте установленную ситуацию, чтобы выбранный формат можно было объяснить при проверке. Не смешивайте подтверждение предыдущего стажа с оформлением нового трудоустройства: отсутствие старого носителя не отменяет возможность заключить договор. Порядок работы с кадровыми документами разобран в соответствующем материале.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
