Как проверить, что у кандидата электронная трудовая книжка

Попросите сведения о трудовой деятельности и проверьте, выбрал ли кандидат электронный формат вместо продолжения бумажной книжки. Наличие электронной выписки само по себе не означает отказ от бумаги: электронные сведения могут существовать одновременно с бумажной книжкой.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2025-03-03

Короткий ответ

Для человека, который впервые заключил трудовой договор с 1 января 2021 года, бумажную книжку не заводят. Это правило предусмотрено частью 8 статьи 2 закона № 439-ФЗ.

Как определить выбранный формат

Электронная трудовая книжка – привычное название сведений о трудовой деятельности по статье 66.1 ТК РФ. В них нужно проверить запись о заявлении на предоставление таких сведений вместо ведения бумажной книжки.

Если соответствующая отметка есть, нового работодателя не обязывают продолжать бумажное ведение. Если отметки нет и человек работал до перехода на новый порядок, нужно выяснить судьбу бумажной книжки, а не предполагать электронный выбор по одному PDF-файлу.

Порядок документов при приёме установлен статьёй 65 ТК РФ. Ситуации первого трудоустройства и продолжения прежней трудовой деятельности здесь различаются.

Где кандидат может получить сведения

Статья 66.1 предусматривает получение сведений у последнего работодателя за период работы у него, в СФР, МФЦ или через Госуслуги. Бумажный документ должен быть надлежаще заверен, электронный – подписан предусмотренной электронной подписью.

Поэтому лучше запросить надлежащие сведения, а не ограничиваться устным сообщением «у меня всё электронное». Выписка последнего работодателя и сведения фонда могут отличаться охватом периодов работы.

Если бумажная книжка потеряна

Утрата и добровольный переход на электронный формат – разные основания. Если бумажное ведение сохраняется, часть 5 статьи 65 ТК РФ предусматривает оформление новой книжки по письменному заявлению с причиной отсутствия.

Не нужно заводить бумажную книжку только потому, что кандидат впервые пришёл именно в вашу компанию: «впервые» относится к его первому трудовому договору вообще. Формат и документы приёма полезно сверить в кадровом комплекте работодателя.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.