Можно ли принять работника без бумажной трудовой книжки

Отсутствие бумажной трудовой книжки само по себе не препятствует приёму на работу. Но работодателю нужно выяснить причину её отсутствия и оформить способ учёта трудовой деятельности. Один из подходов для описанной ситуации – выдать новую книжку по письменному заявлению работника либо с его согласия формировать сведения электронно.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2024-10-10

Короткий ответ

По состоянию на 10 октября 2024 года разъяснения Минтруда, ответы специалистов Роструда и экспертные оценки различались. Поэтому выбор между новой книжкой, дубликатом и электронным учётом нельзя представить как бесспорное решение.

Сначала уточните, что произошло

Кандидат работал раньше, в том числе до 2021 года. В сведениях СФР нет информации о выборе электронного учёта, а сам он говорит, что предыдущий работодатель книжку не выдал. Это отличается от первого трудоустройства и от утраты документа.

Работник может письменно обратиться к прежнему работодателю. По статье 84.1 ТК РФ не полученную после увольнения книжку должны выдать не позднее трёх рабочих дней после обращения. Если документ утрачен, действуют отдельные правила дубликата, а не правило о невыдаче.

Новая книжка или восстановление прежней

Часть пятая статьи 65 ТК РФ предусматривает оформление новой книжки по письменному заявлению с указанием причины отсутствия. Согласно рассматриваемому экспертному подходу новый работодатель не обязан переносить в неё все сведения о прежней работе: новая книжка не восстанавливает прежний документ.

Дубликат трудовой книжки – другой документ. Минтруд в письме от 3 июня 2022 года предлагает оформлять дубликат и при возникновении обязанности по статье 65. Этот подход расходится с оформлением новой книжки без прежних записей. Различие стоит учитывать до выбора кадрового решения, особенно если нужно восстановить старый стаж.

Можно ли оставить только электронные сведения

Возможность позднее выбрать электронный учёт предусмотрена для некоторых лиц, которые не могли сделать выбор к концу 2020 года. Рассматриваемая экспертная позиция допускает электронный формат с согласия работника. В ответах Роструда встречались разные варианты, включая предварительное оформление бумажного документа. Простое отсутствие книжки ещё не доказывает, что выбор электронного учёта уже состоялся.

Получите письменные заявления и проверьте сведения СФР. Подача информации о новом приёме сама по себе не устраняет вопрос о прежней книжке и выборе формата. Общий порядок работы с такими документами рассматривает материал о кадровом оформлении.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.