Можно ли принять бумажное заявление работника, который согласился на ЭКДО?

В позиции от 26 июня 2024 года бумажное заявление рекомендуется принимать в случаях, предусмотренных локальным порядком ЭКДО. Прямого законодательного запрета нет, а разъяснения о заявлениях на увольнение расходятся.

Civius, юридическая компания Мария Кузнецова, старший юрист; правовая позиция на 2024-06-26

Короткий ответ

Бумажное заявление сотрудника, уже перешедшего на ЭКДО, безопаснее принимать как основание кадрового действия, если такой случай предусмотрен внутренним порядком электронного документооборота. Тогда на основании заявления можно оформить электронный приказ и ознакомить работника с ним в установленной электронной форме.

Это экспертная позиция от 26 июня 2024 года, а не прямой запрет закона на бумажные заявления. Если нужного исключения в правилах работодателя нет, оформление электронного приказа по бумажному заявлению создаёт риск нарушения собственного порядка. Однозначных официальных разъяснений и подтверждающей судебной практики в исходном разборе не было.

Почему важно содержание внутренних правил

Статья 22.3 ТК РФ позволяет работнику направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения через электронный документооборот. Закон при этом прямо не говорит, что после его введения стороны вообще теряют возможность обмениваться бумагой.

Однако часть 3 статьи 22.2 ТК РФ разрешает включить в порядок ЭКДО исключительные случаи, когда документы оформляются на бумаге. В исходном ответе это истолковано так: если документ включён в электронный перечень, обычно он должен оформляться электронно, а для бумаги нужно предусмотренное исключение.

Поэтому одного согласия сотрудника на ЭКДО недостаточно для ответа. Нужно открыть локальный нормативный акт, которым работодатель ввёл систему, и проверить одновременно перечень электронных документов и перечень бумажных исключений. Заявление об отпуске может входить в первый перечень, но его подача на бумаге в конкретной ситуации должна укладываться во второй.

Как оформить конкретную ситуацию

Сопоставьте причину бумажной подачи с действующим порядком. Если исключение подходит, сохраните заявление и оформите приказ по правилам электронного подписания и ознакомления. Бумажная форма основания сама по себе не требует делать бумажным и приказ, когда установленный порядок допускает такую последовательность.

Если исключение отсутствует, целесообразно предусмотреть соответствующий случай в локальном акте. Закон не даёт закрытого перечня допустимых исключений: их определяет работодатель при установлении порядка ЭКДО. Формулировка должна позволять понять, в каких обстоятельствах принимается бумага и как затем оформляется кадровое действие.

Не стоит считать, что электронная подпись на приказе автоматически устраняет вопрос о надлежащем оформлении заявления. Основание и итоговый документ проверяются каждый по своим правилам.

Где остаётся неопределённость

В исходном ответе отмечено и другое толкование: в разъяснении Роструда о заявлении на увольнение допускалась бумажная подача при использовании ЭКДО. Поэтому категорическое утверждение «работник после согласия обязан всегда подавать только электронные документы» шире имеющихся оснований.

Вместе с тем пример с увольнением не разрешает автоматически любой вопрос о заявлении на отпуск. Практическое решение для работодателя – ясно закрепить бумажные исключения и соблюдать их. При споре нужно учитывать, что представленное толкование статьи 22.2 может отличаться от позиции контролирующего органа или суда.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить пользовательское соглашение: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.