Как выдать документы бывшему сотруднику, который просит копии по электронной почте?
Увольнение не лишает человека права получить документы, связанные с его работой. Но просьба «пришлите сканы на почту» требует отдельно проверить заявление, личность заявителя и способ выдачи. Электронное письмо, скан бумажной копии и юридически значимый электронный документ – разные вещи.
Короткий ответ
Увольнение не лишает человека права получить документы, связанные с его работой. Но просьба «пришлите сканы на почту» требует отдельно проверить заявление, личность заявителя и способ выдачи. Электронное письмо, скан бумажной копии и юридически значимый электронный документ – разные вещи.
Работодателю не стоит отказывать только со словами «вы у нас уже не работаете». И не стоит отправлять кадровые документы любому адресату, который назвал фамилию бывшего сотрудника.
Какие документы можно запросить после увольнения
Статья 62 ТК РФ предусматривает выдачу связанных с работой документов по письменному заявлению в течение трёх рабочих дней. Копии надлежащим образом заверяются и предоставляются бесплатно. Речь может идти, например, о приказах, справке о зарплате и сведениях о периоде работы.
Это не означает право получить все документы организации. Если нужны материалы с данными других работников или сведения, не относящиеся к работе заявителя, состав ответа оценивают отдельно. Иногда достаточно выписки из документа, которая подтверждает нужные сведения и не раскрывает чужие данные.
В заявлении лучше назвать конкретные документы и период. Например, «копия приказа о переводе от такой-то даты и справка о начисленной зарплате за такие-то месяцы». Просьба «выдать всё, что на меня есть» затрудняет подготовку ответа, хотя сама по себе не оправдывает его игнорирование.
Почему обычный скан не заменяет заверенную копию
Изображение листа показывает содержание, но не всегда позволяет проверить происхождение и целостность файла. Если на бумаге есть подпись кадровика, её изображение в PDF ещё не становится квалифицированной электронной подписью.
Условия равнозначности электронного документа бумажному установлены в ст. 6 закона № 63-ФЗ. Для разных видов подписи они различаются. Поэтому перед электронным ответом нужно проверить, какой документ требуется, каким способом он подписывается и как получатель сможет проверить подпись.
Если документ нужен для банка, суда или нового работодателя, уточните требования к форме. Удобный для чтения скан и надлежащая копия для предъявления могут оказаться разными результатами.
Можно ли использовать прежний кадровый электронный документооборот
Кадровый электронный документооборот регулируется специальными нормами, в том числе ст. 22.3 ТК РФ. Нельзя автоматически считать, что после увольнения у человека сохранился прежний доступ и на его запрос распространяется любой порядок, установленный для действующих работников.
Проверьте применимые правила и возможности системы. Если аккаунт закрыт, предложите понятный действующий способ подачи заявления и получения документов. Ссылка на недоступный личный кабинет не помогает человеку реализовать право на копии.
Что делать, если бывший сотрудник находится за границей
Согласуйте способ, который позволяет подтвердить заявление и безопасно передать документы. Это может быть надлежащим образом оформленный электронный документ, отправка бумажных копий по согласованному адресу или получение через представителя с проверенными полномочиями. Для каждого варианта нужны свои условия.
Пока форма обращения уточняется, можно подготовить запрошенные документы и сообщить человеку, какие сведения нужны для их выдачи. Не используйте уточнения как способ бесконечно откладывать ответ. При подтверждённом письменном заявлении трёхдневный срок нельзя произвольно заменить «ответим, когда будет удобно».
Зафиксируйте обращение, выбранный способ и факт передачи. Не отправляйте незашифрованный архив с лишними кадровыми сведениями на непроверенный адрес. Вопросы доступа, состава документов и защиты данных подробнее разобрали в материале о кадровых документах.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
