Можно ли отменить электронный кадровый документооборот и вернуться к бумаге?

Работодатель вправе отказаться от электронного кадрового документооборота и вернуться к бумажным документам. Закон не устанавливает, что однажды введённый порядок обязательно действует бессрочно и его нельзя отменить.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2026-09-02

Короткий ответ

Возврат нужно оформить документально и довести до сотрудников. Ранее данное согласие работников на электронный порядок само по себе не означает, что для его отмены обязательно нужно снова получать их согласие. Это правовой подход к регулированию процедуры работодателем; специальный подробный порядок отмены в ТК РФ не установлен.

Как отменить прежние правила

Электронный кадровый документооборот вводится на основании локального акта работодателя по ст. 22.2 ТК РФ. Возвращаясь к бумаге, нужно изменить или отменить именно документы, которые устанавливали этот порядок.

Проверьте положение, приказ о введении, приложения и связанные инструкции. Если просто прекратить оплату системы, эти документы не исчезнут. Сотрудники продолжат видеть прежний порядок, а доступ к предусмотренному им способу подписания может уже не работать.

Статья 8 ТК РФ позволяет работодателю принимать локальные нормативные акты в пределах компетенции. Статья 12 предусматривает прекращение их действия, в том числе после отмены другим локальным актом.

В документе об отмене укажите, какие положения прекращают действовать и с какой даты. Если изменяются лишь отдельные виды документов, обозначьте их: частичная отмена не должна выглядеть как полный отказ от системы.

Нужно ли согласие сотрудников и мнение профсоюза

При введении электронного порядка закон предусматривает учёт мнения выборного профсоюзного органа в соответствующей процедуре. При подготовке нового локального решения проверьте применимые правила его принятия, а не рассматривайте возврат к бумаге только как техническую настройку.

Подход, по которому отдельное согласие каждого сотрудника на отмену не требуется, основан на полномочиях работодателя регулировать такой порядок. Он не означает право одновременно менять другие согласованные условия трудового договора без предусмотренных оснований и процедур.

Например, отказ от электронных кадровых документов не превращает дистанционного сотрудника в офисного. Если хотите изменить ещё и место работы, это отдельное решение со своими требованиями.

Что будет с уже подписанными документами

Завершение электронного порядка не делает прежние электронные документы автоматически недействительными. Организуйте их сохранение, поиск и выдачу копий. До отключения сервиса убедитесь, что доступны файлы, сведения о подписях и данные, необходимые для проверки подписания.

Не рассчитывайте, что обычная распечатка заменит все сведения электронного оригинала. Также не нужно создавать новый бумажный документ с прежней датой только ради единого вида архива. Такой способ способен породить вопрос, какой документ стороны подписали на самом деле.

Как сообщить о переходе на бумагу

Ознакомьте затронутых работников с решением и объясните, где и как теперь будут оформляться заявления, приказы и ознакомления. Назначьте ответственного за документы, которые поступили в систему перед датой отключения и ещё не завершены.

Для удалённых работников заранее определите работоспособный порядок обмена. Иначе формально отменённая система оставит людей без понятного способа передать кадровый документ. Общие правила ознакомления и оформления разобраны в материале о локальных актах работодателя.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.