Какие документы по охране труда можно было подписывать электронно в феврале 2024 года

По правилам, рассмотренным в источнике на 9 февраля 2024 года, электронное ознакомление с приказами и инструкциями по охране труда допускалось. Но акт о несчастном случае на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей, должны были оформляться и подписываться на бумаге. Введение электронного документооборота в организации не снимало этих исключений.

Civius, юридическая компания Полина Федорова, старший юрист; правовая позиция на 2024-02-09

Короткий ответ

Почему инструкция и инструктаж различаются

Инструкция по охране труда описывает правила безопасной работы. Подтверждение инструктажа фиксирует, что конкретный работник прошел соответствующее обучение. Хотя оба документа связаны с охраной труда, закон предъявлял к ним разные требования по форме.

Поэтому электронная отметка «с инструкцией ознакомлен» не должна рассматриваться как универсальная замена бумажной записи о проведенном инструктаже. При выборе способа оформления важно оценивать назначение документа, а не только слово «охрана труда» в его названии.

Что оставалось на бумаге

Исключения закрепляла статья 22.1 ТК РФ. Кадровый электронный документооборот не распространялся на акт о производственном несчастном случае и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей.

Это относилось к журналам и другим формам регистрации вводного, первичного, повторного, внепланового и целевого инструктажей. Название формы или замена журнала иным документом не устраняли требования: существенен сам факт, который документ подтверждает.

Оформление результатов регулируют Правила обучения по охране труда, утвержденные постановлением № 2464. Источник указывает также на их раздел VIII, посвященный документам и записям о регистрации обучения.

Как организовать ознакомление

Для иных приказов и инструкций специального запрета на электронное ознакомление источник не находит. Оно проводится в рамках установленного работодателем кадрового электронного документооборота, а не просто путем отправки файла сотруднику.

Разделите документы по их функции: ознакомление с правилами, подтверждение проведенного инструктажа, оформление несчастного случая. Это позволяет заранее выбрать нужный носитель и избежать ситуации, когда обязательная подпись существует только в системе, на которую исключение распространялось.

Настройку внутренних правил и кадровых документов подробнее рассматривает статья о локальных актах работодателя.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.