Как обмениваться электронными документами с дистанционными работниками

Дистанционный работник и работодатель могут заключать, изменять и прекращать трудовой договор через электронные документы. Для этих действий предусмотрены специальные требования к подписям. Обычная переписка подходит для других случаев, если стороны заранее закрепили порядок взаимодействия.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2023-12-21

Короткий ответ

При этом электронный обмен не отменяет всех бумажных документов. Правовая позиция приведена по состоянию на 21 декабря 2023 года.

Для каких документов нужны усиленные подписи

По статье 312.3 ТК РФ работодатель использует усиленную квалифицированную электронную подпись. Работник может использовать усиленную квалифицированную либо усиленную неквалифицированную подпись.

Это относится к заключению, изменению и расторжению трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора. Одного письма с прикреплённым неподписанным файлом для такой процедуры недостаточно.

Бумажный трудовой договор тоже допустим: закон предоставляет возможность электронного заключения, а не обязывает выбирать её.

Как закрепить повседневное общение

Для остальных действий источник допускает другую электронную подпись либо иную согласованную форму, включая электронную почту и мессенджер.

Порядок нужно установить в коллективном договоре, локальном акте, трудовом договоре или дополнительном соглашении. Для локального акта учитывают мнение выборного органа первичной профсоюзной организации.

Определите, куда направляются заявления, объяснения, задания и отчёты, как подтверждается получение и сколько времени отводится на подтверждение. При обмене электронными документами обе стороны должны отправлять подтверждение их получения.

Когда требуется бумага

По заявлению работника бумажный экземпляр трудового договора или дополнительного соглашения направляют в течение трёх рабочих дней. Работодатель вправе потребовать нотариально заверенные бумажные копии документов при приёме.

Если приказ об увольнении предъявлен электронно, его надлежащую бумажную копию необходимо отправить заказным письмом с уведомлением в течение трёх рабочих дней со дня издания. Это правило закреплено в статье 312.8 ТК РФ.

Что меняется при общем кадровом ЭКДО

Работодатель вправе распространить на дистанционных сотрудников общий режим электронного кадрового документооборота. Такой переход требует отдельного решения; специальные правила не исчезают автоматически из-за внедрения системы.

В общем режиме есть исключения, включая приказы об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Поэтому перечень документов проверяют до перехода. Подготовку внутренних правил разбираем в статье о кадровых документах и локальных актах.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.