Можно ли обязать всех работников получать расчетные листки по электронной почте

По рассмотренной позиции исключительная электронная выдача расчетных листков требует введения кадрового электронного документооборота либо применимого порядка для дистанционных работников. Одного приказа об обязательной почтовой рассылке недостаточно.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2025-01-13

Короткий ответ

По позиции от 13 января 2025 года нельзя заменить всем работникам бумажные расчетные листки обязательной электронной рассылкой только одним приказом. Для предоставления документа исключительно электронно нужно ввести соответствующий кадровый электронный документооборот.

Отдельные правила взаимодействия предусмотрены для дистанционных работников. Их тоже нужно применять по установленному порядку. Наличие заявлений части сотрудников на почтовую рассылку само по себе не означает, что работодатель вправе обязать всех остальных перейти на нее.

Какую обязанность выполняет листок

Расчетный листок обеспечивает письменное извещение о составляющих зарплаты, иных начислениях, удержаниях и общей сумме выплаты. Это предусмотрено частью первой статьи 136 ТК РФ.

Поэтому электронное сообщение должно оцениваться как способ исполнения конкретной обязанности, а не просто удобный канал информирования. Работнику нужны полные сведения, относящиеся к его расчету, и возможность получить соответствующий документ.

Рассматриваемый ответ касается способа выдачи. Он не дает оснований сократить содержание до одной цифры «к выплате» или заменить листок общей ведомостью для коллектива.

Почему прежних разъяснений недостаточно

Ранее Минтруд допускал отправку по электронной почте, если способ предусмотрен трудовым или коллективным договором либо локальным актом. Такой подход отражен в письме от 21 февраля 2017 года № 14-1/ООГ-1560.

Но затем в ТК РФ появились специальные нормы об электронных трудовых документах. В исходной позиции учтено более позднее письмо Минтруда от 20 января 2023 года № 14-6/ООГ-296, связывающее электронное извещение с установленным электронным документооборотом.

Поэтому нельзя выбрать только старое разъяснение и не учитывать изменившееся регулирование.

Что оформить работодателю

Электронный документооборот вводится по правилам статей 22.1–22.3 ТК РФ. В рамках этого порядка определяются документы и способ работы с ними, а также соблюдаются применимые гарантии и условия перехода работников.

Порядок выдачи расчетных листков можно закрепить локальным нормативным актом либо коллективным договором. Но такой документ должен соответствовать правилам электронного взаимодействия, а не заменять их словами «всем получать на email».

Проверьте, какие сотрудники участвуют в законно введенном порядке, каким способом получают документы и как подтверждается направление. Для работников, к которым электронный порядок не применяется, должна сохраняться надлежащая выдача.

Как учитывать текущую смешанную систему

Если сейчас часть работников получает листки на бумаге, а часть по заявлениям – электронно, сначала проверьте правовое основание уже используемой рассылки. Не следует считать ее автоматически достаточной только из-за длительной практики.

Переход планируйте как изменение порядка трудовых документов. Разъясните работникам способ получения и обеспечьте выполнение обязанности по каждому сотруднику.

Для дистанционного труда существует специальное регулирование взаимодействия, однако оно не распространяется автоматически на работников, которые просто имеют электронную почту. Главное для обязательной рассылки – соответствие установленному порядку, а не удобство бухгалтерии.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.