Считается ли работник ознакомленным с электронным документом без подписи

Истечение согласованного срока не означает, что сотрудник ознакомился с электронным документом. Если по принятому порядку ознакомление подтверждается электронной подписью, отсутствие подписи не заменяется условием «проверять систему ежедневно».

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2023-10-19

Короткий ответ

Отказ можно зафиксировать актом. Отдельно оценивается нарушение обязанности работать с ЭКДО: оно может повлечь дисциплинарное взыскание при наличии вины и соблюдении процедуры.

Почему одного срока недостаточно

Статья 22.2 ТК РФ позволяет установить порядок электронного документооборота, в том числе периодичность и сроки подписания с учётом рабочего времени сотрудника.

В рассматриваемой ситуации соглашение требует ежедневно проверять корреспонденцию и знакомиться с ней за один рабочий день. Такое условие создаёт обязанность совершить действие, но не доказательство, что действие выполнено.

Правовая позиция на 19 октября 2023 года исходит из подтверждения ознакомления электронной подписью. Поэтому после пропуска срока документ нельзя автоматически считать прочитанным и принятым.

Как зафиксировать отказ

Специальный порядок действий работодателя при отказе в системе ЭКДО прямо не установлен.

Предлагается составить акт в присутствии не менее двух свидетелей, указать дату и получить их подписи. Это способ подтвердить отказ, а не заменить электронную подпись сотрудника.

Важно различать установленный отказ и простое отсутствие реакции. Само по себе неподписание файла ещё не раскрывает причину: перед фиксацией проверьте обстоятельства, доступ к системе и соблюдение рабочего времени.

Если сотрудник не ответил, не описывайте в акте как наблюдавшийся факт то, чего свидетели не видели.

Когда возможна ответственность

Дисциплинарная ответственность связана с виновным нарушением обязанности, а не с техническим истечением таймера. Пункт 35 постановления Пленума Верховного Суда № 2 охватывает нарушение договорных и внутренних правил.

В приведённой позиции неисполнение установленной обязанности подписать документ либо направить отказ рассматривается как основание для оценки проступка. Взыскание применяют по статьям 192 и 193 ТК РФ, включая получение объяснения и проверку причин.

Таким образом, доказательство ознакомления, акт об отказе и дисциплинарная процедура решают разные задачи. Настройку обязанностей можно сверить со статьёй о кадровых документах работодателя.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.