Можно ли попросить бумажные документы после согласия на КЭДО?

Сотрудник, согласившийся на электронный кадровый документооборот, всё равно может попросить документы о работе на бумаге. Согласие на электронный обмен не лишает его права получить надлежащим образом заверенные бумажные копии.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2025-04-14

Короткий ответ

В заявлении желательно указать, какие документы нужны и каким способом их предоставить. Работодатель не должен отказывать только потому, что оригиналы оформляются в электронной системе.

Что предусматривает Трудовой кодекс

Общее право получать связанные с работой документы установлено статьёй 62 ТК РФ. Для электронного обмена порядок уточняет часть 11 статьи 22.3.

Работник может выбрать заверенную бумажную копию электронного документа или электронную форму способом, указанным в заявлении. Закон предусматривает и соответствующие варианты через государственные цифровые сервисы при использовании их работодателем.

КЭДО меняет форму обмена кадровыми документами, но не отменяет право работника запросить их копии.

Если способ выдачи не указан

В источнике отмечено, что закон прямо не объясняет, как поступать при таком заявлении. Минтруд подчёркивает необходимость указать способ в письме № 14-6/ООГ-2211, но не описывает последствия отсутствия этой информации.

Практический вариант из консультации – уточнить выбор у сотрудника. Если получить ответ не удалось, источник рекомендует предоставить документы обоими предусмотренными способами.

Это рекомендация для неясной ситуации, а не прямо установленная обязанность всегда дублировать каждую копию. Игнорировать заявление из-за пропущенного способа выдачи источник считает небезопасным.

Если сотрудник не согласился на электронный обмен

Для такого случая часть 9 статьи 22.2 ТК РФ предусматривает бесплатное предоставление связанных с работой документов на бумаге с надлежащим заверением.

Не подменяйте это предложением войти в систему, на использование которой сотрудник не дал требуемого согласия.

Что организовать у работодателя

Предусмотрите получение заявлений, уточнение способа, подготовку заверенных копий и подтверждение выдачи. Эти действия полезно описать в порядке кадрового документооборота.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.