Обязан ли работодатель выдать справку о доходах одновременно на бумаге и по электронной почте?

Обычно выдачи бумажной справки достаточно, даже если сотрудник дополнительно просил отправить её по электронной почте. При электронном документообороте по этим документам нужно учитывать способ, указанный работником.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2024-05-06

Короткий ответ

Как правило, выдачи справки на бумаге достаточно. Если сотрудник написал «выдать бумажный экземпляр и направить на электронную почту», из этого не возникает безусловная обязанность работодателя предоставить два варианта. Такой вывод дан в позиции от 6 мая 2024 года.

Однако есть существенное исключение. Если по этим справкам у работодателя организован электронный документооборот, а работник просит именно электронный документ, его выбор нужно учитывать по трудовым правилам. Поэтому сначала следует проверить, как в организации оформляются эти документы.

Что требует налоговый закон

Работодатель как налоговый агент выдаёт справку о полученных доходах и удержанном налоге по заявлению сотрудника. Пункт 3 статьи 230 НК РФ устанавливает саму обязанность выдать справку, но не предписывает одновременно отправлять её двумя способами.

Наличие электронной почты у бухгалтерии само по себе не означает, что каждый бумажный документ обязательно дублируется туда. В рассматриваемой ситуации организация может исполнить налоговую обязанность, передав правильно оформленный бумажный экземпляр.

При этом электронная выдача допустима. По разъяснениям налоговой службы, документ можно оформить электронно, заверив электронной подписью. Нужно различать такой документ и обычное изображение бумажной справки: просьба прислать файл ещё не определяет порядок юридического оформления.

Почему нужно учитывать трудовые правила

В практике встречался подход, при котором справку относили исключительно к налоговому регулированию. Но большинство судов, включая Верховный Суд, рассматривают её как документ, связанный с работой. Это отражено в определении ВС РФ от 7 декабря 2020 года № 56-КГ20-8-К9.

Поэтому работодателю следует ориентироваться также на статью 62 ТК РФ. Более конкретное правило о форме выдачи содержится в части 11 статьи 22.3 ТК РФ: документы предоставляют на бумаге, а если в отношении них ведётся электронный документооборот, учитывают способ, названный работником.

В последнем случае сотрудник может попросить заверенную бумажную копию электронного документа либо электронный документ. Закон предусматривает и выдачу через соответствующие государственные платформы, когда работодатель использует их для такого обмена и выполнены условия взаимодействия.

Как ответить на заявление

Проверьте, включены ли справки о доходах в действующий у работодателя электронный документооборот. Если нет, выдайте бумажную справку и зафиксируйте передачу. Дополнительная отправка файла возможна, но из просьбы о двух форматах обязательность такой отправки автоматически не следует.

Если справки оформляются в электронном документообороте, прочитайте заявление по существу: какой документ и каким способом сотрудник хочет получить. В этом случае нельзя ограничиться рассуждением, что Налоговый кодекс разрешает бумагу, и игнорировать трудовой порядок электронной выдачи.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.