Можно ли присылать расчётный листок по электронной почте без бумажного

По позиции источника выдавать расчётный листок только электронно, в том числе на почту, можно при введённом в организации кадровом электронном документообороте. Обычная рассылка файлов и согласованная строчка в локальном акте сами по себе не заменяют выполнение требований к ЭДО.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2024-10-04

Короткий ответ

Ответ сохраняет позицию на 4 октября 2024 года. В источнике отдельно упомянута возможность электронного взаимодействия с дистанционными работниками; её нужно оценивать по специальным правилам, а не переносить на весь персонал.

Что работодатель обязан сообщить

По статье 136 ТК РФ работника письменно извещают о составе зарплаты за период, иных начисленных суммах, размерах и основаниях удержаний и общей сумме к выплате. Уведомление о перечислении денег банком этих сведений не заменяет.

Порядок выдачи листков можно закрепить в коллективном договоре или локальном акте. Но право определить процедуру не означает право отменить письменную форму извещения. Поэтому разделите вопрос содержания листка и вопрос законного способа его выдачи.

Почему прежнего письма недостаточно

В разъяснении 2017 года Минтруд допускал электронную почту, если такой порядок предусмотрен договором или локальным актом. Источник отмечает, что после появления статей 22.1–22.3 ТК РФ оценка изменилась.

Кадровый электронный документооборот – установленный законом порядок, а не просто использование электронной почты. Без его введения документ, для которого нужна письменная форма, по рассматриваемому подходу оформляют на бумаге.

В письме Минтруда от 20 января 2023 года электронное извещение связывается с ведением ЭДО по ТК РФ. Поэтому ссылаться только на более раннее разрешение рискованно: оно не учитывает последующее регулирование.

Что проверить перед рассылкой

Убедитесь, что ЭДО введён в установленном порядке, расчётные листки включены в используемую процедуру и работники получают документы предусмотренным способом. Зафиксируйте порядок выдачи и возможность подтвердить предоставление сведений каждому человеку.

Если ЭДО нет, просьба сотрудника присылать листок на почту не обязывает работодателя отказаться от бумажного оформления. Электронную копию можно оценивать отдельно от исполнения обязательной процедуры. Правила подготовки и согласования локальных документов рассматривает материал о кадровых документах.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.