Какую электронную подпись выбрать для всех допустимых документов в кадровом ЭКДО

Для подписания всех документов, допустимых в кадровом ЭКДО через информационную систему работодателя, его представителю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2023-11-01

Короткий ответ

Работнику достаточно одной из разрешённых усиленных подписей: квалифицированной, неквалифицированной с согласованным порядком проверки либо неквалифицированной, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства. Простая подпись не охватывает весь набор кадровых действий.

Почему работодателю нужна квалифицированная подпись

Статья 22.3 ТК РФ устанавливает разные требования в зависимости от документа и подписанта.

Работодатель обязан использовать квалифицированную подпись, в частности, при заключении и изменении трудового договора, договоров о материальной ответственности, ученических договоров и договоров об образовании.

Она также нужна для приказа о дисциплинарном взыскании и уведомления об изменении согласованных условий трудового договора. Для других документов могут допускаться менее строгие варианты, но универсальным выбором для представителя работодателя остаётся квалифицированная подпись.

Какие варианты есть у работника

Усиленная неквалифицированная электронная подпись может применяться работником и для перечисленных значимых документов. Если используется вариант с проверкой по соглашению сторон, порядок проверки нужно действительно установить.

Другой предусмотренный вариант связан с инфраструктурой электронного правительства. Его нельзя приравнивать к любой подписи, созданной внутренней системой компании.

Разрешённая усиленная подпись охватывает также согласие на перевод, заявление об увольнении и его отзыв, ознакомление с дисциплинарным приказом и уведомлением об изменении условий.

Простая подпись допускается для других документов при наличии соглашения о правилах определения подписанта и конфиденциальности ключа. Если нужен один вариант для всех допустимых действий работника, выбирают усиленную подпись из перечисленных.

Что подпись не переводит в электронный режим

Выбор подписи не отменяет исключения из кадрового ЭКДО. В рассмотренном регулировании отдельно выделены трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, установленный акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда.

Поэтому сначала определите перечень документов, которые система вправе обрабатывать, и лишь затем подбирайте подписи. Ответ относится к информационной системе работодателя и позиции на 1 ноября 2023 года.

Порядок перехода, локальные документы и обязанности сторон полезно согласовать при подготовке кадровых актов.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.