Как передать работнику учреждения право подписывать электронные документы?

Нужно оформить полномочия работника и обеспечить его собственной подписью требуемого вида. Передача ключа руководителя не заменяет этот порядок и сохраняет риски владельца.

Civius, юридическая компания Умар Ильясов, старший юрист; правовая позиция на 2024-11-18

Короткий ответ

Оформите полномочия сотрудника и предоставьте ему возможность использовать собственную электронную подпись нужного вида. Передать работнику ключ руководителя и назвать это доверенностью – не тот же порядок.

Конкретное оформление зависит от информационной системы и документов: казначейские операции, закупки и налоговая отчётность могут предъявлять разные требования. Здесь разобрана позиция ноября 2024 года для учреждения.

Почему не стоит смешивать ключ и полномочия

Пункт 1 части 1 статьи 10 закона № 63-ФЗ обязывает обеспечивать конфиденциальность ключа подписи. Возможность технически поставить подпись с согласия и под контролем владельца не равна передаче другому человеку права действовать от своего имени.

Если работник пользуется подписью руководителя, система видит соответствующего владельца сертификата. Это не подтверждает, что сотрудник подписал документ собственной подписью как представитель.

В рассмотренной позиции отмечен риск ответственности владельца за последствия использования ключа с его согласия. Поэтому внутренний приказ «разрешаю пользоваться моей подписью» не устраняет проблему автоматически.

Что оформить работнику

Установите, какие документы он вправе подписывать и в каком объёме действует от учреждения. При необходимости используется доверенность по статье 185 ГК РФ и предусмотренные системой способы подтверждения представительства.

Затем проверьте требуемый вид электронной подписи. Для одних действий допускается простая подпись, для других требуется квалифицированная подпись по части 4 статьи 5 закона № 63-ФЗ.

Наличие логина в системе ещё не означает, что этим способом можно подписывать любой документ учреждения. Вид подписи определяется применимыми нормами и правилами взаимодействия.

Как это зависит от системы

В казначейском документообороте полномочия могут отражаться в карточке образцов подписей. В разобранном порядке соответствующее требование содержится в подпункте «б» пункта 13 порядка № 21н. Нужно проверить права конкретного лица, а не только факт выдачи сертификата.

Для налоговой декларации пункт 5 статьи 80 НК РФ допускает подтверждение сведений представителем. Полномочия и способ их представления оформляются по соответствующему порядку.

В закупочной системе также определяются уполномоченные лица и доступные им действия. Одного универсального документа, который без настройки работает на любой платформе, предполагать нельзя.

Что проверить перед первым подписанием

Сопоставьте полномочия в документе, настройки учётной записи и принадлежность сертификата. Если требуется особая электронная форма доверенности, её проверяют по правилам выбранной системы на дату работы.

Сотрудник должен подписывать разрешённые документы своим средством подписи, а учреждение – иметь подтверждение его полномочий. Такая связка позволяет установить и самого подписанта, и основание его действий.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить пользовательское соглашение: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.