Можно ли отдать трудовые книжки внешней бухгалтерии на время проверки

У работодателя нет специального разрешения передать трудовые книжки сотрудников другой организации на месяц только ради проверки. Даже если централизованная бухгалтерия помогает оформлять приём и увольнение, работодателем остаётся учреждение, с которым заключены трудовые договоры.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2024-03-11

Короткий ответ

Договор кадрового обслуживания сам по себе не переносит обязанность хранить книжки и не делает внешнюю бухгалтерию работодателем этих сотрудников.

Кто отвечает за хранение

Пункт 42 Порядка № 320н возлагает организацию ведения, хранения, учёта и выдачи на работодателя. Ответственное лицо назначают его приказом.

По экспертному толкованию этого порядка ответственным должен быть штатный сотрудник работодателя. Распоряжение руководителя не создаёт обязательного подчинения у работников другой организации.

Например, муниципальное бюджетное учреждение может поручить централизованной бухгалтерии часть оформления документов, а оригиналы книжек хранить у себя. Из такого распределения работы не следует право перенести книжки в другое учреждение на время проверки.

Почему предложение проверяющего недостаточно

Нужно установить правовое основание конкретного требования. Удобство проверяющего или соглашение об услугах не равны норме, разрешающей менять установленное место хранения.

В консультации не приведены судебные решения по полностью совпадающей ситуации. Поэтому запрет передачи основан на толковании трудовых правил и разъяснений Роструда. Нельзя утверждать, что суд уже рассмотрел именно такой спор и подтвердил этот вывод.

Какое временное получение книжки предусмотрено законом

Статья 62 ТК РФ предусматривает выдачу книжки самому работнику по письменному заявлению для обязательного социального страхования или обеспечения.

Это специальная ситуация со сроками выдачи и возврата. Она не означает право передать все оригиналы внешнему подрядчику без заявлений сотрудников и другой правовой основы.

Что проверить при кадровом обслуживании

Разделите подготовку документов, хранение оригиналов и полномочия ответственных лиц. Сверьте, кто является работодателем, где находятся книжки и какие действия поручены бухгалтерии.

Прежние разъяснения Роструда могут помочь понять этот вопрос, поскольку новый порядок сохранил аналогичное регулирование. При этом ссылаться на старые правила как на действующие нельзя: применимый порядок нужно определять на дату спорных действий.

Оригиналы и локальные акты работодателя рассматриваем в материале о кадровых документах.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.