Как уволить за длительный прогул, если письма с требованием объяснений возвращаются?

Два года отсутствия и судебный спор не отменяют проверку причин и дисциплинарную процедуру. Возвращённые письма создают риск; практика об их неполучении противоречива.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2024-06-28

Короткий ответ

Само длительное отсутствие не позволяет пропустить процедуру увольнения за прогул. Нужно установить отсутствие уважительных причин, выбрать конкретные дни нарушения, соблюсти сроки и затребовать объяснения.

В позиции от 28 июня 2024 года увольнять до появления работника не рекомендуется: могут выясниться уважительные обстоятельства, о которых он не смог сообщить. Возвращённые письма усиливают риск, потому что судебная практика их оценки противоречива. Уже начавшийся спор о среднем заработке этих требований не отменяет.

Почему два года не являются одним готовым основанием

Работодатель должен доказать прогул и вину. По п. 38 постановления Пленума ВС РФ № 2 бремя доказывания в споре о законности увольнения лежит на нём.

Каждый день отсутствия без уважительной причины рассматривается как отдельный проступок. Для дисциплинарного взыскания по ст. 193 ТК РФ важны месяц со дня обнаружения и шесть месяцев со дня совершения с предусмотренными исключениями.

Днём обнаружения считается осведомлённость непосредственного руководителя, а не только директора, уполномоченного увольнять. Этот подход отражён в п. 34 постановления № 2. Поэтому приказ не стоит основывать неопределённо на всём двухлетнем периоде без проверки сроков выбранных дней.

Как фиксировать отсутствие

Закон не требует единственной формы акта или обязательного отдельного акта на каждый день. Но доказательства необходимы: можно использовать документы, данные пропускной системы и иные относящиеся сведения.

Акт за период допустим, если подписанты действительно могут подтвердить отсутствие в каждый указанный день. Практически ежедневная фиксация помогает отделить дни, которые позднее будут объяснены больничным или другой уважительной причиной.

В акте укажите работника, место и время отсутствия, конкретные даты и то, кто это наблюдал. Не объявляйте причину неуважительной до её проверки. В табеле по названным в источнике унифицированным формам сначала используют «НН» или «30», а после установления прогула – «ПР» или «24».

Как требовать объяснения

Требование должно касаться конкретных рабочих дней. Допустима личная передача, в том числе вне офиса, или другой способ, позволяющий подтвердить надлежащее обращение к сотруднику.

При почтовой отправке источник рекомендует располагать доказательством личного получения. После получения предоставляют два рабочих дня. Если объяснение не поступило, составляют акт; отсутствие самого объяснения после надлежащего требования не препятствует взысканию.

Если письмо вернулось, историческая позиция не считает одной отправки безопасно достаточной. При этом определение Шестого КСОЮ от 4 февраля 2021 года отражает линию, по которой неполучение не всегда означает нарушение процедуры. Определение Новгородского областного суда от 14 октября 2020 года относится к противоположной позиции.

Когда имеет значение уклонение сотрудника

Умышленное неполучение писем может оцениваться как злоупотребление правом. Но возврат конверта сам по себе не доказывает умысел. Нужны сведения об осведомлённости и поведении работника.

Поэтому проверьте причины возврата, доступные адреса и попытки вручения. При наличии контакта в судебном процессе можно использовать возможность надлежащего личного требования, сохранив доказательства вручения.

После проверки причин и процедуры оформляют приказ и сведения об увольнении. Если выбранные дни вышли за допустимые сроки, требуется процедура по более поздним дням, а не перенос старого требования на весь период. Именно конкретные даты, уважительность причин и доказанное требование объяснений определяют устойчивость увольнения.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить должностную инструкцию или локальный акт: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.