Поездки за границу не доказали отпуск: компания выплатила миллион за пробелы в кадровых документах
Сотрудник работал в компании с 1998 года и после увольнения потребовал компенсацию за отпуска, которые, по его словам, не использовал в 2001–2002 и 2004–2023 годах.
Что произошло
Сотрудник работал в компании с 1998 года и после увольнения потребовал компенсацию за отпуска, которые, по его словам, не использовал в 2001–2002 и 2004–2023 годах. Работодатель выплатил при расчете 59,5 тысячи рублей, но не смог показать документы по спорным периодам.
Три инстанции взыскали около миллиона рублей. Ссылки на зарубежные поездки не помогли: сам факт выезда не подтверждает, что работнику оформляли именно ежегодный оплачиваемый отпуск и производили соответствующий расчет — определение Первого КСОЮ от 24 ноября 2025 года №88-29715/2025.
Статья 123 ТК требует определять очередность отпусков графиком, а статья 127 ТК предусматривает при увольнении компенсацию за все неиспользованные отпуска.
Практические выводы
Для каждого отпуска нужна связная цепочка: график, уведомление, заявление при необходимости, документ работодателя, табель и начисление. Один элемент не всегда заменяет остальные.
Не пытайтесь восстанавливать отпуск по косвенным признакам — билетам, фотографиям или отсутствию писем. Человек мог путешествовать в выходные, работать дистанционно либо отсутствовать по другой причине.
Проведите аудит старых личных дел до увольнения долгосрочного сотрудника. Если архив неполон, спорную сумму лучше обнаружить при расчете, а не после иска.
Порядок хранения и оформления можно закрепить при подготовке кадровых документов. Электронная система помогает только тогда, когда в ней действительно оформлено юридически значимое действие.