Как двум организациям на УСН оформить использование общих компьютеров и программ?

Источник предлагает аренду компьютеров и лицензионный или сублицензионный договор на программы. На УСН с расходами платежи учитывают при оплате и обосновании; простое возмещение затрат рискованнее.

Civius, юридическая компания Мария Кузнецова, старший юрист; правовая позиция на 2023-11-15

Короткий ответ

По позиции от 15 ноября 2023 года разумно оформить аренду компьютеров и отдельное предоставление прав на программное обеспечение по лицензионному либо сублицензионному договору. Расходы первой организации, относящиеся к предоставлению техники и прав, источник предлагает включить в соответствующие платежи.

Вторая организация сможет учитывать их при УСН «доходы минус расходы» после оплаты, при документальном подтверждении и связи с доходной деятельностью. Если она применяет объект «доходы», сами по себе такие затраты налоговую базу не уменьшают.

Почему общих работников недостаточно

В вопросе две организации находятся в одном помещении, а часть сотрудников работает во второй по совместительству. Они используют компьютеры и программы первой компании для обеих работ.

Трудовой статус сотрудника не оформляет автоматически право второй организации пользоваться чужим имуществом и программами. Нужно определить стороны, предмет и пределы предоставления. Для компьютеров подходит аренда по статье 606 ГК РФ.

Для программ нужен лицензионный договор либо допустимый сублицензионный договор. Основание предоставления прав предусмотрено статьёй 1286 ГК РФ. Проверьте, позволяет ли имеющийся у первой компании объём прав предоставлять использование второй: передача компьютера сама по себе этого не подтверждает.

В договорах стоит ясно определить технику, программы, период и порядок использования, а также плату. Для возмездной лицензии необходима сумма вознаграждения или порядок её расчёта.

Какие платежи уменьшают УСН

Пункт 1 статьи 346.16 НК РФ предусматривает арендные платежи и расходы на приобретение прав использования программ и баз данных. Источник относит к ним соответствующие платежи второй организации.

Затраты должны быть реальными, обоснованными, документально подтверждёнными и связанными с деятельностью. Кроме того, применяется правило пункта 2 статьи 346.17 НК РФ о фактической оплате. Одного подписанного договора без исполнения для признания оплаченного расхода недостаточно.

Покажите, как компьютеры и программы используются именно второй компанией. Общий адрес и одинаковые фамилии сотрудников не заменяют подтверждения её собственных затрат.

Чем опасна общая компенсация расходов

Простой договор «о возмещении затрат на компьютеры и программы» источник считает менее надёжным для признания расходов. На УСН действует закрытый перечень расходов, и название платежа ещё не позволяет включить в него любую компенсацию.

При этом отдельные виды возмещаемых затрат имеют свои основания. Фактически потреблённые услуги связи и интернет могут учитываться при соответствующем распределении договорных обязанностей. Для коммунальных услуг источник также допускает предусмотренные законом варианты арендных или материальных расходов. Нужны расчёты распределения и подтверждающие счета, а не произвольная доля общей суммы.

Если оставить использование бесплатным

Безвозмездное пользование не означает отсутствие налоговых последствий. Источник рассматривает полученное право как доход по статье 250 НК РФ и правилам УСН, оцениваемый по рыночной стоимости сопоставимого пользования, если нет применимого исключения.

Поэтому сначала определите действительную модель: платная аренда и права на программы либо бесплатное предоставление. Предложенная платная конструкция позволяет понятнее объяснить и право пользования, и расходы второй компании, но требует надлежащих договоров и фактической оплаты.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать договор аренды оборудования: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.