Как оформить сезонную аренду сельхозтехники у гражданина и удержать налоги

Организация удерживает НДФЛ с аренды у обычного гражданина, но страховые взносы на чистую аренду без экипажа не начисляет. Для краткосрочного бухгалтерского учёта нужны дополнительные условия ФСБУ 25/2018, а услуги водителя требуют отдельной оценки.

Civius, юридическая компания Мария Кузнецова, старший юрист; правовая позиция на 2023-08-16

Короткий ответ

Если организация арендует сельхозтехнику у обычного гражданина без услуг водителя, она удерживает НДФЛ при выплате арендной платы и перечисляет его в бюджет. Страховые взносы на саму арендную плату не начисляются. При УСН с объектом «доходы» расходы на аренду налоговую базу не уменьшают.

В позиции от 16 августа 2023 года отдельно рассматриваются бухгалтерский учёт краткосрочной аренды и ситуация, когда владелец ещё и управляет техникой. Несколько месяцев аренды сами по себе не решают все вопросы учёта.

Сначала определите содержание договора

Аренда без экипажа по статье 642 ГК РФ означает передачу техники без услуг управления и технической эксплуатации. В договоре следует описать машину, срок, плату, порядок передачи и возврата, ремонт, содержание, возможность продления, субаренды и выкупа.

Для транспорта без экипажа предусмотрены специальные правила ремонта и содержания: по общему подходу они лежат на арендаторе. Распределение расходов, включая топливо и страхование, нужно согласовать с учётом статьи 644 и статьи 646 ГК РФ.

Если собственник сам работает водителем, недостаточно назвать всю сумму арендной платой. Эксперты считают проблемным договор аренды с экипажем у гражданина без статуса ИП, хотя отмечают иной подход. Два договора – на аренду и управление – тоже не устраняют риск оценки их как единой аренды с экипажем или признания фактических трудовых отношений.

НДФЛ и взносы

Организация выступает налоговым агентом по статье 226 НК РФ и подаёт соответствующую отчётность. Условие «гражданин платит НДФЛ сам» не отменяет эту обязанность. Иная оценка нужна, если арендодатель действует как ИП либо применяет НПД именно к данному доходу.

По пункту 4 статьи 420 НК РФ чистая аренда не облагается страховыми взносами. Вознаграждение за управление техникой облагается по своим правилам; отсутствие разделения платы создаёт риск начисления взносов на всю сумму. Взносы на травматизм по гражданскому договору зависят от предусмотренной в нём обязанности.

Документы и бухгалтерские записи

Чтобы не признавать право пользования активом и обязательство по аренде по краткосрочному основанию ФСБУ 25/2018, срок на дату передачи не должен превышать 12 месяцев. Дополнительно нужны отсутствие перехода собственности и льготного выкупа, а также запрет субаренды в рассмотренной ситуации.

Тогда техника учитывается на забалансовом счёте 001 в договорной оценке, а аренда начисляется равномерно. Нужны договор, график платежей, акт передачи и платёжные документы. Ежемесячный акт услуг сам по себе не обязателен.

Начисление аренды отражается по дебету соответствующего счёта затрат и кредиту 76. Удержание НДФЛ – дебет 76, кредит 68; выплата гражданину после удержания – дебет 76, кредит 50 или 51; перечисление налога – дебет 68, кредит 51. Выбор счёта затрат зависит от использования техники.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать договор аренды оборудования: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.