Переход на УПД: начните с проверки своего документооборота

Что произошло

ФНС рекомендовала бизнесу заранее подготовиться к использованию универсального передаточного документа. Такая подготовка затрагивает бухгалтерскую программу, оператора электронного документооборота и обмен документами с контрагентами.

Что это значит на практике

Составьте список электронных форм, которыми пользуется компания, и уточните сроки изменения форматов для каждой из них. Затем проведите пробный обмен УПД: ошибка настройки обнаружится раньше, чем остановится отгрузка.

Для пробного обмена выберите обычную отгрузку и операцию с исправлением: важно проверить не только создание документа, но и его принятие другой стороной. Уточните полномочия подписантов и правильность реквизитов товара или услуги. Ошибка может находиться в справочнике, а не в формате файла. Назначьте ответственного за разбор отказов и сохранение статусов обмена. Переход на новый электронный формат не должен терять связь с договором и фактической передачей. Перед массовым использованием убедитесь, что бухгалтерия видит тот же результат, который подтверждён контрагентом.