Для электронных доверенностей установили порядок проверки
В феврале 2022 года Правительство утвердило порядок использования машиночитаемых доверенностей: размещение в системе, подтверждение получения и проверку полномочий.
Что произошло
21 февраля 2022 года Правительство приняло постановление № 223 о порядке использования машиночитаемой доверенности. Она позволяет подтверждать полномочия представителя при подписании электронных документов от имени организации.
Порядок предусматривал направление доверенности в одну из указанных информационных систем и подтверждение её получения оператором. Контрагент мог получить сведения о сроке действия, проверить полномочия представителя и квалифицированную электронную подпись руководителя, которым документ подписан.
Что это значит для бизнеса
Электронная подпись человека и его право действовать за компанию подтверждают разные вещи. Даже действующая личная подпись не означает, что сотруднику разрешено подписывать любой договор или отчёт от имени работодателя.
Поэтому важны содержание доверенности и доступность её проверки. Простого упоминания должности в письме контрагенту недостаточно, если соответствующий процесс требует подтверждения предусмотренных полномочий.
Как использовать этот вывод
Перед подключением электронного обмена определите, какие документы подписывает каждый сотрудник и что ему разрешено доверенностью. Проверьте размещение документа в подходящей системе и возможность получить подтверждение его статуса.
Учитывайте срок доверенности и её прекращение при смене полномочий. Для конкретного вида отчётности или договора дополнительно сверяйте требования к подписи и переходные правила на нужную дату: постановление о проверке доверенностей не заменяет все правила электронного документооборота.