Как вернуть в январе НДФЛ с пересчитанных декабрьских отпускных и отразить его в 6-НДФЛ

Работодатель может вернуть в январе 2025 года налог, излишне удержанный с отпускных в 2024 году. Фактический возврат отражается в периоде выплаты, а годовые сведения за 2024 год учитывают перерасчет; после их сдачи нужна корректировка.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2025-01-10

Короткий ответ

Да, работодатель может вернуть в январе 2025 года излишне удержанный НДФЛ с отпускных, выплаченных в декабре 2024 года. Окончание года не передает эту обязанность автоматически налоговой инспекции.

По позиции от 10 января 2025 года нужно разделить фактический возврат в 2025 году и исправление сведений о доходах и налоге за 2024 год. Порядок годовой отчетности зависит от того, успела ли организация сдать ее до возврата.

Как оформить выплату сотруднику

Налоговый агент действует по пункту 1 статьи 231 НК РФ. Работник подает заявление и указывает банковский счет; возврат производится безналично.

Срок – три месяца со дня получения заявления. Источником служат предстоящие перечисления НДФЛ как по этому сотруднику, так и по другим физическим лицам, с доходов которых агент удерживает налог.

Если ожидаемых сумм недостаточно, предусмотрено обращение агента в инспекцию с подтверждающими документами. До бюджетного возврата организация может использовать собственные средства.

Возможность применения этого порядка к налогу прошлого года подтверждена письмом ФНС от 28 февраля 2024 года № БС-4-11/2235@.

Где показать январский возврат

Фактическая операция отражается в том периоде, когда деньги перечислены работнику. Поэтому январский возврат попадает в расчет за первый квартал 2025 года.

В рассмотренной форме в разделе 2 сумма показывается по строке 190 нарастающим итогом с начала года, а строки 191–196 детализируют возвраты по установленным промежуткам. Правило приведено в пункте 22 порядка заполнения.

В разделе 1 общая возвращенная сумма отражается по строке 030, детализация – по строкам 031–036. Указывать декабрьскую дату как дату фактического возврата нельзя: в декабре налог удержан, а перечислен обратно в январе.

Что делать с годовыми сведениями за 2024 год

Если возврат состоялся до представления годового расчета, сведения за 2024 год заполняются с учетом перерасчета и возврата. В справке не нужно сохранять сумму как невозвращенный излишне удержанный налог, если она уже возвращена до сдачи.

Для отчетности за 2024 год в рассматриваемой ситуации срок представления составлял 25 февраля 2025 года. Поэтому у организации могло быть время учесть январские действия в первоначальной годовой отчетности.

Если годовой расчет уже представлен, потребуется уточненный расчет с корректирующей справкой. В справке сохраняется прежний номер, указывается очередной номер корректировки, а остальные показатели отражаются в исправленном виде по пункту 30 порядка.

Как учесть уведомление

В очередном уведомлении показывают сумму налога, которая должна быть перечислена за соответствующий промежуток, с учетом произведенного в нем возврата по статье 231. Это связано с пунктом 9 статьи 58 НК РФ.

Сверьте налоговый регистр, расчет отпускных, заявление, банковскую выплату и отчетные строки. Их даты должны показывать одну последовательность: декабрьский доход, январский перерасчет и январский возврат.

Изложенные номера строк относятся к форме, рассмотренной в январе 2025 года. При использовании ответа для другого периода нужно учитывать действующую для него форму, сохраняя различие между годом исходного дохода и периодом фактического возврата.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить должностную инструкцию или локальный акт: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.