Работнику вернули лишний НДФЛ. Какую сумму указать в уведомлении?

В рассматриваемом порядке уведомление отражает сумму к перечислению по соответствующему сроку за вычетом возвращённого сотруднику налога. Возврат нужно подтвердить отдельно и связать с периодом, а не уменьшать начисления произвольно.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2024-10-29

Короткий ответ

В разобранной ситуации нужно указать сумму за минусом НДФЛ, фактически возвращённого сотруднику в соответствующем периоде. В уведомлении отражается сумма, которую налоговый агент должен перечислить по конкретному сроку, а не обязательно вся первоначально удержанная сумма без учёта возврата.

Речь идёт именно о возврате излишне удержанного налога по заявлению работника. Само наличие заявления без произведённого возврата нельзя автоматически считать уменьшением предстоящего платежа.

Почему сумму уменьшают

Пункт 9 статьи 58 НК РФ устанавливает информацию об исчисленном и удержанном НДФЛ в уведомлении. При заполнении дополнительно используется пункт 7.4 утверждённого Порядка.

Примечание к форме связывает указанную сумму с налогом, подлежащим уплате по соответствующему сроку и КБК. Если часть удержанного налога возвращена сотруднику за счёт уменьшения предстоящего перечисления, эта часть не должна одновременно попасть в платёж инспекции по той же операции.

Условный пример: по соответствующему сроку компания должна перечислить 80 тысяч рублей, а сотруднику в рассматриваемом периоде вернула 10 тысяч излишне удержанного НДФЛ. В описанной модели в уведомлении отражаются 70 тысяч. Пример поясняет положительную разницу, а не устанавливает порядок для любых отрицательных значений.

Какие данные сопоставить

Сохраните заявление работника, расчёт переплаты и документ возврата. Сопоставьте дату возврата с уведомлением за нужный период и исходной суммой к перечислению.

Не уменьшайте обязательство по другой сумме или другому сроку только потому, что в компании есть переплата сотруднику. Для расчёта нужна понятная связь возвращённого НДФЛ с соответствующим уменьшением платежа.

Если возврат больше предстоящего налога, возникает отдельная ситуация. Настоящий ответ не определяет её процедуру и не предлагает автоматически ставить минус в форме. Для такого случая нужно применять специальные правила возврата и действующий порядок заполнения, а не расширять приведённый пример.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Заказать проверку договора: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.