Что делать с НДФЛ и взносами, если расчёт при увольнении депонирован и работник его не получил?

По позиции 2024 года до фактической выплаты НДФЛ с зарплаты не рассчитывают и в 6-НДФЛ её не включают. Долг отражают без уменьшения на налог. Взносы по облагаемым начислениям возникают независимо от выдачи денег и при списании долга не исключаются.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2024-04-18

Короткий ответ

Если расчёт при увольнении начислен, но фактически не выплачен, по позиции от 18 апреля 2024 года НДФЛ с соответствующего денежного дохода ещё не рассчитывают и не удерживают. Невыплаченную сумму и налог с неё не включают в 6-НДФЛ и справку о доходах.

Сам долг перед работником отражают в полном начисленном размере, без вычитания предполагаемого НДФЛ. Для страховых взносов действует другой принцип: облагаемые начисления учитываются независимо от фактической выдачи денег.

Почему увольнение не создаёт доход для НДФЛ

С 1 января 2023 года для оплаты труда применяется дата фактической выплаты денег по подпункту 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ. Прежнее правило о последнем дне месяца или последнем дне работы при увольнении было отменено.

Поэтому начисление суммы окончательного расчёта само по себе ещё не означает получения денежного дохода работником. Пока деньги не выплачены, нет основания рассчитывать с них НДФЛ налоговым агентом по пункту 3 статьи 226 НК РФ.

Это важно именно для начислений, рассматриваемых по правилам после указанного изменения. Старые расчёты, сделанные по прежнему порядку, нельзя автоматически оценивать по дате увольнения без учёта налогового периода.

В какой сумме учитывать задолженность

Если деньги депонированы, организация сохраняет задолженность в полном размере причитающейся работнику суммы. Не следует заранее уменьшать её на налог, который ещё не исчислен и не удержан.

Отсутствие выплаты означает и отсутствие соответствующего показателя дохода в рассматриваемой отчётности по пункту 2 статьи 230 НК РФ. При этом начисленный трудовой долг остаётся в бухгалтерском учёте. Эти два вывода совместимы: учёт обязательства перед работником и учёт полученного им налогового дохода различаются.

Если затем долг законно списывается как невостребованный, источник исходит из списания полной депонированной суммы. Однако сам вопрос о допустимости ожидания требования работника, депонирования и последующего списания в этом налоговом ответе не разрешается.

Что происходит со взносами

Для страховых взносов достаточно предусмотренного законом начисления облагаемых выплат. Пункт 1 статьи 424 НК РФ определяет соответствующую дату иначе, чем правила НДФЛ.

Поэтому отсутствие перечисления работнику не позволяет убрать облагаемую зарплату из базы по взносам. По позиции источника, этого не меняет и последующее списание депонентской задолженности. Такой подход также рассматривает письмо ФНС от 15 апреля 2024 года № БС-4-11/4421@.

Проверять нужно каждый вид выплаты: вопрос об исключениях из базы по взносам не решается тем, что сумма названа «расчётом при увольнении».

При сверке учёта разделите начисление трудового долга, фактическую выплату, НДФЛ и взносы. Это поможет не создать фиктивное удержание налога и одновременно не снять взносы только из-за того, что бывший работник деньги не получил.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Получить консультацию по трудовому праву: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.