В каком году показать зарплатные долги за 2020 и 2022 годы, выплаченные в 2023 году?

В позиции источника выплаченные в 2023 году зарплатные долги включаются в 6-НДФЛ и справки за 2023 год. Если доход ранее уже показывали в формах за 2020 или 2022 год, подают корректировки для исключения дублирования.

Civius, юридическая компания Анна Воронцова, старший юрист; правовая позиция на 2024-02-22

Короткий ответ

По позиции от 22 февраля 2024 года зарплатные долги за 2020 и 2022 годы, фактически выплаченные в 2023 году, отражаются в 6-НДФЛ и справках о доходах за 2023 год.

Если эти же суммы ранее уже включили в отчётность прошлых лет, нужно исправить прежние показатели. Сумма не должна остаться одновременно как один и тот же доход в двух годах.

Почему важен год фактической выплаты

С 1 января 2023 года прежнее правило о зарплатном доходе на последний день месяца отменено. Для денежной зарплаты применяется подпункт 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ – день фактической выплаты.

Поэтому факт, что работник заработал деньги за месяцы 2020 или 2022 года, сам по себе не определяет отчётный год рассматриваемой выплаты. Когда задолженность погашена в 2023 году, источник относит её к доходу этого года.

Налоговый период и месяц выполнения трудовых обязанностей здесь не совпадают. Их нужно различать и в налоговом учёте, и при проверке справки работника.

Что разъяснила ФНС

В письме ФНС от 14 февраля 2023 года № ЗГ-3-11/2128@ рассмотрена аналогичная выплата старой задолженности в 2023 году. Служба указывает на отражение фактически полученной зарплаты в соответствующей отчётности 2023 года.

Невыплаченные суммы задолженности в таком расчёте не указываются. Поэтому важно проверить не только начисление, но и дату каждого перечисления.

Исходный ответ распространяет этот подход на долги за 2020 и 2022 годы. Он касается исторической отчётности после изменения порядка, а не предлагает заново применять прежнюю дату конца месяца.

Когда исправлять прошлые формы

Если доход был включён в расчёты прежних периодов, источник требует соответствующего исключения и подачи корректирующей отчётности. Для этого учитывается пункт 6 статьи 81 НК РФ.

Сначала сопоставьте старые формы с документами выплаты. Уточнённый расчёт нужен для исправления действительно отражённой суммы, а не потому, что любая поздняя зарплата обязательно означает ошибку в каждом прежнем показателе.

За 2023 год применялась форма по приказу ФНС от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753@. Формы для исторического периода нужно выбирать по относящимся к нему правилам.

В налоговых регистрах сохраните связь между начислением, погашением долга, налогом и исправленными показателями. Тогда расчёт 6-НДФЛ и справка работника за 2023 год будут согласованы с фактической выплатой, а прежние документы не создадут двойного отражения дохода.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать договор услуг между компаниями: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.