Как оформить НДФЛ с фитнеса для сотрудников администрации, которым казённое учреждение не платит зарплату?

Оплаченные занятия могут образовать натуральный доход каждого сотрудника. Если учреждение не выплачивает им деньги и не может удержать налог, оно сообщает о доходе и неудержанном НДФЛ.

Civius, юридическая компания Анна Воронцова, старший юрист; правовая позиция на 2023-10-27

Короткий ответ

По позиции от 27 октября 2023 года оплаченные учреждением занятия физкультурой и спортом образуют у сотрудников администрации доход в натуральной форме, если можно определить получателя и стоимость его выгоды.

В рассматриваемом случае учреждение не платит этим людям деньги, поэтому удержать НДФЛ ему не из чего. Оно должно рассчитать налог и сообщить о невозможности удержания налогоплательщикам и инспекции. Для доходов 2023 года источник указывает срок не позднее 26 февраля 2024 года.

Почему ссылка на охрану труда не решает вопрос

Казённое учреждение создано для материально-технического обеспечения администрации и заключает договор с фитнес-центром. В вопросе занятия названы положенными сотрудникам по охране труда.

Однако источник не считает это обстоятельство самостоятельным освобождением от НДФЛ. По пункту 2 статьи 211 НК РФ оплата организацией услуг за гражданина может образовывать его натуральный доход.

Освобождения определяются статьёй 217 НК РФ. Источник не нашёл в ней основания не облагать обычные спортивные занятия в фитнес-центре, не имеющем медицинской лицензии. Само упоминание лицензии также не означает, что любые услуги лицензированного исполнителя автоматически освобождены: такой отдельный сценарий ответом не разобран.

Когда доход можно определить для конкретного человека

Для налогообложения требуется оцениваемая экономическая выгода по статье 41 НК РФ. Поэтому нужно персонифицировать стоимость занятий: установить, кто получил услугу и какая сумма к нему относится.

Если переданы персональные абонементы, есть список участников и стоимость каждого, определить доход обычно возможно. Источник приводит судебный пример именно с абонементами и перечнем сотрудников.

Если выгода действительно обезличена и её нельзя определить для каждого, облагаемого дохода не возникает. Но отсутствие подготовленного самим учреждением списка ещё не доказывает такую невозможность. По приведённым разъяснениям необходимо принимать доступные меры для оценки и учёта персональной выгоды.

Как действовать при невозможности удержания

Обязанности налогового агента возникают у оплачивающего учреждения, хотя получатели работают в администрации. Удержание производится из денежных доходов, выплачиваемых этим агентом.

В вопросе таких выплат нет и не предполагается до конца налогового периода. Тогда применяется пункт 5 статьи 226 НК РФ: учреждение сообщает о доходе, неудержанном налоге и невозможности удержания. В исторической справке о доходах заполнялся соответствующий раздел.

Срок 26 февраля 2024 года указан именно для доходов 2023-го с учётом переноса выходного дня. Это не универсальная дата для сообщений любого года.

Что происходит после сообщения

По рассмотренной позиции после надлежащего сообщения расчёт с бюджетом переходит к самому налогоплательщику. Неудержанная из-за отсутствия выплат сумма не становится автоматически собственным долгом учреждения; источник ссылается на письмо ФНС России от 04.08.2015 № ЕД-4-2/13600.

Поэтому нужно сохранить договор фитнес-центра, сведения о получателях и стоимости, расчёт налога и подтверждение направления сообщений. Подменять эту процедуру молчанием из-за отсутствия зарплаты у учреждения нельзя: невозможность удержания освобождает от самого удержания, но требует надлежащего оформления.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать NDA: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.