Заменяют ли расчётные листки лицевые счета работников?

По позиции источника обычные расчётные листки не заменяют лицевой счёт для сокращения архивного хранения. Небюджетная организация может утвердить собственную форму.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2024-09-30

Короткий ответ

Обычная подшивка расчётных листков не даёт основания считать, что организация ведёт лицевые счета. По позиции от 30 сентября 2024 года эти документы имеют разное назначение и не заменяют друг друга для определения срока хранения.

При этом небюджетной организации не обязательно использовать именно Т-54. Она может утвердить собственный лицевой счёт работника, который собирает необходимые сведения о его заработке. Для бюджетной сферы формы определяются по специальным правилам.

Зачем нужен лицевой счёт

Он сохраняет сведения по конкретному работнику за длительный период: что начислено, выплачено и удержано. Его задача – собрать информацию, которая иначе остаётся распределённой по ведомостям и другим документам.

Это особенно важно для подтверждения прошлых начислений спустя много лет. Поэтому краткий листок за один месяц и сводный учётный документ не нужно признавать одинаковыми только потому, что в обоих указана зарплата.

В рассматриваемом перечне статья 296 приказа Росархива № 236 устанавливает для лицевых счетов и карточек-справок срок 50/75 лет с отметкой ЭПК. Для документов, законченных до 1 января 2003 года, предусмотрено 75 лет, для более поздних – 50 лет.

Что меняется при отсутствии лицевого счёта

Статья 295 перечня связывает хранение соответствующих документов о зарплате и других выплатах с наличием лицевых счетов. При их наличии указанная категория хранится шесть лет, а при отсутствии – 50/75 лет.

Это не правило «все документы о зарплате можно выбросить через шесть лет». Сначала нужно правильно отнести каждый документ к категории перечня и проверить дополнительные условия. Сам лицевой счёт всё равно сохраняется длительное время.

Организация может не вести лицевые счета, но тогда объём документов с длительным хранением увеличится. Нельзя выбрать такой вариант, а затем применить короткий срок так, будто сводный документ существовал.

Можно ли сделать свою форму

Часть 4 статьи 9 закона № 402-ФЗ позволяет определять формы первичных документов руководителю с учётом предусмотренного порядка. Для собственной формы можно взять Т-54 как основу.

Продумайте, какие сведения из документов о начислениях, выплатах и удержаниях должен сохранять лицевой счёт. Недостаточно переименовать папку с листками: важно содержание документа и возможность восстановить сведения за нужный период. Форму и порядок использования закрепите в учётных документах организации.

Почему расчётный листок остаётся отдельным

Статья 136 ТК РФ требует сообщать работнику состав зарплаты, другие начисления, удержания и общую сумму к выплате. Эта обязанность связана с информированием при выплате.

Наличие лицевого счёта не отменяет выдачу расчётного листка. И наоборот, выдача и хранение листков не подтверждают автоматически полноценное ведение лицевых счетов. Перед изменением архивных сроков сопоставьте документы по содержанию и назначению, а не только по их названиям.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить должностную инструкцию или локальный акт: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.