Нужен ли отдельный акт о персональных данных при уничтожении архивных документов?

В архивном порядке оформляют выделение документов к уничтожению и подтверждают утилизацию. Обязанность по закону о персональных данных зависит от основания уничтожения и сферы его применения.

Civius, юридическая компания Елена Соколова, юрист; правовая позиция на 2024-09-21

Короткий ответ

Если документы уничтожают именно по правилам архивного дела после установленного хранения, источник не считает обязательным дополнительный отдельный акт об уничтожении персональных данных в каждой бумаге. При этом нужны надлежащий акт о выделении документов к уничтожению и подтверждение фактической утилизации.

Это экспертная позиция от 21 сентября 2024 года. Она относится к архивным отношениям и не означает, что любой документ из перечня можно уничтожить без проверки требований закона о персональных данных.

Сначала определите основание уничтожения

Статья 17 закона № 125-ФЗ требует сохранять архивные документы в течение установленных сроков. Перед уничтожением нужно правильно определить категорию документа, начало срока и наличие оснований для дальнейшего хранения.

Пять лет из примера не являются общим сроком для всех бумаг, где есть имя человека. У документов по личному составу и других категорий сроки могут быть значительно длиннее.

Затем проводят экспертизу ценности и оформляют отбор. Само наступление календарной даты ещё не заменяет эту процедуру.

Какие документы оформляют в архивном порядке

Пункт 31 правил Росархива № 77 предусматривает утверждение акта о выделении к уничтожению документов, которые не подлежат хранению. После этого допускается их уничтожение или передача на утилизацию.

Документы с ограниченной информацией должны уничтожаться способом, исключающим восстановление содержания. Если работу выполняет подрядчик, подтверждение утилизации прикладывают к акту. Просто отдать бумаги как обычную макулатуру без решения и подтверждения недостаточно.

Источник не находит в этих правилах обязанности дополнительно составлять отдельный акт именно о персональных данных внутри каждого уничтоженного носителя. Организация может оформить собственное подтверждение фактического уничтожения, если делает это сама.

Когда применяются требования Роскомнадзора

Часть 2 статьи 1 закона № 152-ФЗ содержит исключение для определённых отношений по архивному хранению, учёту и использованию документов. Для применения исключения важно действительное содержание отношений. Нельзя считать любую текущую папку архивом только из-за названия.

Требования Роскомнадзора № 179 регулируют подтверждение уничтожения в случаях статьи 21 закона № 152-ФЗ, включая соответствующие ситуации неправомерной обработки, достижения цели или прекращения законного основания.

Поэтому оператором должны быть отдельно оценены архивное уничтожение носителя и прекращение обработки данных по этому закону. Если документ уничтожается по иному основанию вне архивного исключения, вывод источника о необязательности дополнительного акта нельзя переносить автоматически.

Означает ли это удаление всех данных человека

Нет. Уничтожение старого авансового отчёта или другого носителя не всегда означает, что организация обязана прекратить всю обработку сведений о работнике или контрагенте.

У других данных могут сохраняться самостоятельные законные цели и сроки хранения. Например, продолжаются трудовые отношения или действует более длительная обязанность сохранить другую категорию документов. Проверять нужно каждое основание и набор данных. Одновременно наличие одной действующей цели не оправдывает бессрочное хранение всех старых документов.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить согласие на трансграничную передачу данных: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.