Как хранить учётные документы с персональными данными

Срок зависит от вида документа и обязательных требований хранения. Увольнение или отзыв согласия не означает уничтожение всех кадровых данных.

Civius, юридическая компания Мария Кузнецова, старший юрист; правовая позиция на 2025-05-28

Короткий ответ

Единого срока для всех таких документов нет. Сначала определяют вид документа и обязательный срок его хранения, затем – основание дальнейшей обработки персональных данных.

В разборе от 28 мая 2025 года архивные документы отделены от данных, для которых цель обработки уже достигнута и нет другого законного основания. Увольнение работника не требует уничтожить всё его кадровое дело.

Как определить срок

По части 7 статьи 5 Закона № 152-ФЗ оператор не хранит идентифицирующие данные дольше, чем требуют цели обработки, если иной срок не установлен законом или соответствующим договором.

Однако обязательные документы сохраняют установленное время. Например, подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ предусматривает пятилетнее хранение необходимых налоговых документов. Для бухгалтерских документов источник также отмечает минимум пять лет после отчётного года с учётом архивных правил.

Для документов по личному составу и других категорий нужно выбирать соответствующий пункт Перечня Росархива № 236 либо специального перечня. Пять лет не являются универсальным пределом для кадрового архива.

Как отличить архив от лишних данных

Документы, подлежащие архивному хранению, сохраняют по архивному законодательству. Это касается и электронного носителя: сам формат не сокращает установленный срок.

Напротив, для ненужных копий, сведений на сайте или в справочниках, не связанных с продолжающимися кадровыми и бухгалтерскими задачами, следует проверить основания обработки после увольнения. Если их нет, исходный разбор указывает на прекращение и уничтожение в предусмотренный срок, обычно не более 30 дней в рассматриваемой ситуации.

Отзыв согласия также не отменяет самостоятельную законную обязанность хранить документы.

Как оформлять уничтожение

Для персональных данных вне архивного порядка применяется Приказ Роскомнадзора № 179. В неавтоматизированной обработке подтверждением служит акт; при автоматизированной – также предусмотренная выгрузка из журнала событий.

Для архивных документов применяются Правила Росархива № 77: экспертиза ценности, отбор и утверждение акта о выделении к уничтожению. Уничтожение должно исключать восстановление содержания.

Обезличивание не заменяет сохранение подлинного обязательного документа, если его нужно хранить в установленном виде. Сроки, цели и порядок уничтожения следует отражать в локальных актах по соответствующим категориям данных, а не устанавливать одну дату для всех сведений.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.