Нужно ли обновлять уведомление РКН при смене CRM или появлении нового процесса?
Объясним простыми словами, нужно ли обновлять уведомление РКН при смене CRM или появлении нового процесса. Покажем, какие обстоятельства меняют ответ и как выбрать безопасный вариант без лишних документов.
Короткий ответ
Не при любой технической замене, а когда меняются заявленные сведения. Часть 7 статьи 22 отсылает к части 3, а та включает также сведения, которые часть 3.1 требует раскрывать по каждой цели: например, категории данных и субъектов, правовое основание, действия и способы обработки. К заявленным сведениям также относятся меры защиты, ответственное лицо, наличие трансграничной передачи и место базы данных. Название CRM, общий перечень получателей и список всех информационных систем сами по себе не являются универсальными отдельными полями этого уведомления. Об изменениях сообщают не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменения (ч. 3, 3.1 и 7 ст. 22 Закона №152-ФЗ).
Сравните старую и новую схему до запуска. Если замена CRM не меняет ни одного из заявленных сведений, обновление уведомления может не потребоваться. Новый иностранный доступ может изменить отметку о трансграничной передаче, а новое место базы, категория данных или цель прямо затрагивают содержание уведомления. Политику, поручение обработки и внутренний реестр систем обновляйте тогда, когда изменились описанные в них факты.
Что ещё полезно знать
Как описать цели, субъектов, данные и основания
- По части 3.1 статьи 22 Федерального закона №152-ФЗ для каждой цели указываются категории персональных данных, категории субъектов, правовое основание, перечень действий и способы обработки.
- Поэтому каждую строку нужно заполнять вместе с остальными сведениями об этой цели.
Самостоятельный чек-лист
- [ ] Проверили наличие компании или ИП в реестре по ИНН.
- [ ] Учли CRM, почту, телефонию, таблицы, облака и архивы.
- [ ] Определили события для будущей проверки и назначили ответственного.
Частые вопросы по теме
Как проверить, что компания появилась в реестре операторов Роскомнадзора?
Объясним на практике, как проверить, что компания появилась в реестре операторов Роскомнадзора. Разложим ситуацию по шагам, чтобы было понятно, с чего начать и как не усугубить проблему поспешным решением.
Какой штраф возможен за неподачу уведомления РКН?
Разберём, какой штраф возможен за неподачу уведомления РКН. Отделим обязательное от полезного и подскажем, что подготовить заранее, чтобы не возвращаться к вопросу в последний момент.
Кому нужно подавать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных?
Проверим вместе, кому нужно подавать уведомление в Роскомнадзор об обработке персональных данных. Отделим общее правило от исключений и подскажем, какие подтверждения стоит сохранить.
Нужно ли уведомление РКН для сайта с формой обратного звонка?
Разберёмся, нужно ли уведомление РКН для сайта с формой обратного звонка. Поясним, от чего зависит ответ, где чаще всего возникает риск и что лучше зафиксировать заранее.
Что делать, если обработка персональных данных уже началась без уведомления РКН?
Разберём по шагам, что делать, если обработка персональных данных уже началась без уведомления РКН. Покажем безопасный порядок действий и подскажем, какие доказательства или уведомления подготовить заранее.
