Нужно ли передавать паспорта сотрудников для проверки контрагента?

Политика проверки контрагентов не даёт права требовать любые данные работников. Нужно обосновать цель, объём и законное основание передачи; договор между компаниями не заменяет согласия сотрудников.

Civius, юридическая компания Михаил Измайлов, старший юрист; правовая позиция на 2022-04-20

Короткий ответ

Требование прислать паспорта, ИНН и СНИЛС сотрудников нельзя обосновать одной фразой «мы проверяем контрагента». Должная осмотрительность не отменяет правил защиты персональных данных. У заказчика должна быть конкретная законная цель, а запрошенные сведения должны соответствовать этой цели.

Для ситуации, разобранной 20 апреля 2022 года, вывод был следующим: без согласия работников передавать такие копии и сведения на основании общей политики проверки неправомерно. Само включение обязанности в договор между компаниями не создаёт согласия человека.

Что заказчик действительно проверяет

Разделите проверку компании и проверку конкретного человека. Если вопрос в полномочиях генерального директора, сведения о том, кто действует от имени организации без доверенности, доступны в ЕГРЮЛ. Правила предоставления сведений реестра установлены п. 1 ст. 6 закона № 129-ФЗ.

Паспорт всех работников не подтверждает способность компании исполнить заказ. А для подтверждения полномочий подписанта нужно понимать, почему недостаточно реестра, доверенности и относящихся к сделке документов. Формулировка «так требует служба безопасности» не отвечает на этот вопрос.

Например, фамилия директора в договоре объясняет, кто его подписывает. Полная копия паспорта дополнительно раскрывает дату рождения, место регистрации и другие сведения. Для каждого дополнительного сведения нужна причина, связанная с заявленной целью.

Почему данные директора и весь паспорт различаются

В исходной экспертной позиции использование необходимых для заключения и исполнения сделки сведений о директоре связывалось с договорным основанием обработки по п. 5 ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ. Это объяснение не распространялось на любые сведения из его паспорта.

Для всех запрашиваемых данных действует требование о неизбыточности: нельзя собирать больше, чем нужно для определённой цели (ч. 5 ст. 5 закона № 152-ФЗ). Поэтому разрешённое указание имени в договоре не означает разрешения разослать паспорт сотрудника контрагентам.

ИНН и СНИЛС тоже относятся к человеку. То, что это номера, а не фотографии, не исключает их из правил о персональных данных. Нужно отдельно объяснить необходимость их передачи и проверить основание.

Как ответить на требование

Попросите заказчика уточнить, чьи сведения ему нужны, какую цель он преследует и на какую норму опирается. Затем предложите документы, которые подтверждают нужное обстоятельство без передачи лишних данных.

Если заказчик ссылается на согласие, проверьте, кто именно его дал и охватывает ли оно получателя и действия с данными. Подпись руководителя под договором поставки не равна согласию каждого его работника на отправку паспортной копии.

Работодатель обязан соблюдать и трудовые правила передачи данных сотрудников третьим лицам. В частности, ст. 88 ТК РФ предусматривает письменное согласие и установленные законом исключения. Если специального основания нет, безопаснее согласовать иной способ проверки и убрать из договора чрезмерное требование.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Получить консультацию по трудовому праву: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.