Нужны ли согласия и пункт в договоре для обработки данных водителей экспедитора при оформлении пропусков?

Короткий ответ

Собрать необходимые данные водителей для рейса, получения груза и складского пропуска можно, но нужно определить законное основание и ограничить объём сведений. Один пункт в договоре транспортной экспедиции не заменяет этих требований.

По позиции от 10 марта 2024 года обязательного универсального условия о соблюдении закона в каждом гражданском договоре нет. При этом оператор должен оформить свой порядок обработки и обеспечить правомерную передачу сведений через экспедитора.

Почему это персональные данные

Совокупность ФИО, паспортных реквизитов, даты рождения, ИНН и данных водительского удостоверения позволяет определить конкретного человека. Поэтому весь такой набор рассматривается как персональные данные.

Источник отмечает разные ведомственные мнения об отдельном ИНН, но это не устраняет защиту совокупности идентификаторов водителя. Получение данных от представителя экспедитора также не исключает обработку: сбор, хранение, использование и передача на склад относятся к соответствующим действиям.

Организация, определяющая цели и состав сведений, действует как оператор. Ей следует отдельно оценить собственные операции, а не считать, что все обязанности уже выполнены экспедитором.

Когда согласие не является единственным основанием

Пункт 5 части 1 статьи 6 Закона № 152-ФЗ допускает необходимую обработку для заключения и исполнения договора, если субъект данных является его стороной, выгодоприобретателем или поручителем.

Поэтому ссылка на договор между двумя компаниями сама по себе ещё не объясняет обработку любого объёма информации о каждом водителе. Нужно установить, какое основание относится к этому человеку и конкретной операции.

Для пропускного режима источник также рассматривает пункт 7 части 1 статьи 6 о законных интересах оператора или третьих лиц при отсутствии нарушения прав и свобод человека. Обеспечение безопасности территории может обосновывать необходимые действия по идентификации.

Как оформить пропуска и передачу

Порядок доступа следует регламентировать локальным актом по пункту 2 части 1 статьи 18.1. В нём связывают цели, необходимые сведения и действия по оформлению пропусков.

Источник отдельно исходит из того, что водитель даёт согласие экспедитору на передачу данных для получения и доставки груза, с учётом статьи 7 закона. Получатель должен убедиться в правомерности этого предоставления, а не считать любое письмо с паспортными данными достаточным основанием.

Для использования сведений за пределами первоначальных целей, например в маркетинге, источник требует отдельной оценки согласия. Складской пропуск не создаёт разрешение на произвольное дальнейшее использование.

Какие сведения действительно нужны

По части 5 статьи 5 объём данных должен соответствовать целям и не быть избыточным. Поэтому отдельно объясните необходимость ФИО, паспортных реквизитов, ИНН и каждого реквизита удостоверения для пропуска или документа на получение ценностей.

Не следует собирать полный набор только потому, что он привычен в анкете. Сопоставьте требования конкретного склада и оформляемых документов с фактической целью. Договорные договорённости о передаче могут помочь организовать обмен, но не заменяют проверку основания и необходимого объёма.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить согласия на обработку данных и рекламу: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.