Какие документы нужны для данных клиентов в Telegram-боте и розыгрыше

Если бот собирает имя, телефон и сведения об обращении клиента, одного соглашения о конфиденциальности недостаточно. Нужно определить основание обработки, предоставить политику, организовать защиту и проверить, где фактически собираются и хранятся данные.

Civius, юридическая компания Мария Кузнецова, старший юрист; правовая позиция на 2025-03-21

Короткий ответ

Участие в розыгрыше также не даёт автоматического разрешения на последующие рекламные сообщения. Для них требуется отдельное согласие.

Когда владелец канала обрабатывает данные

Само присоединение подписчика к каналу и организованный сбор сведений ботом – разные действия. Если вы запрашиваете имя и телефон, связываете их с вопросом или участием в акции, появляется целенаправленная обработка персональных данных.

Понятия данных и обработки определены в ст. 3 закона № 152-ФЗ. Это не только хранение: получение, использование и передача тоже имеют значение.

Не рассчитывайте на аргумент «телефон без имени ничего не означает», если в вашей системе он связан с аккаунтом, заявкой и другими сведениями, позволяющими определить человека.

Какие документы и действия нужны пользователю

Определите основание по ст. 6 закона № 152-ФЗ. Согласие требуется не для любой обработки без исключений: закон предусматривает и другие основания. Но выбранное основание нужно подтвердить.

Если применяется согласие на обработку персональных данных, пользователь должен понимать, кто собирает сведения, для чего, какие именно и что с ними делают. Сохраните подтверждение его действия и версию текста.

По действующей ст. 9 согласие оформляют отдельно от других подтверждаемых или подписываемых документов. Не объединяйте его в одну неразделимую кнопку с правилами акции и рекламой.

Разместите доступную политику по ч. 2 ст. 18.1. Правила розыгрыша должны отдельно объяснять условия участия, выбор победителя и получение результата.

Почему согласие не решает вопрос иностранных серверов

Проверьте путь данных: мессенджер, бот, подключённая база, CRM, сервис рассылок. Не ограничивайтесь адресом сайта, где опубликована политика.

При сборе данных граждан России действующая ч. 5 ст. 18 запрещает предусмотренные операции с базами за пределами России, кроме прямо названных исключений. Обычное согласие пользователя не добавляет новое исключение.

Если возникает трансграничная передача, отдельно проверяют ст. 12, включая предварительное уведомление. Оно не отменяет требования к сбору.

Для отдельных организаций и видов деятельности есть дополнительные запреты использования иностранных мессенджеров. Поэтому этот ответ не означает, что любой бот допустим для любого бизнеса.

Что предусмотреть после розыгрыша

Не храните весь массив бессрочно. Срок связывают с целями и применимыми основаниями по ст. 5. Заранее определите, что удаляется после завершения, а что остаётся по отдельному основанию.

Для рекламы через прямые сообщения получите самостоятельное предварительное согласие с учётом ст. 15 закона № 152-ФЗ и ст. 18 закона о рекламе.

Если аудитория страницы превышает 10 тысяч, дополнительно проверьте требования регистрации сведений о владельце по закону № 149-ФЗ. Это отдельная обязанность, а не замена документов по данным.

Сбор, доступы, хранение и удаление проверяйте вместе по статье о соответствии процессов 152-ФЗ.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.