Что изменить в Роскомнадзоре и приказах при переименовании

Короткий ответ

При изменении названия учреждения сведения в реестре Роскомнадзора нужно обновить. В консультации на 14 ноября 2023 года указан срок: не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем изменения.

Приказы и локальные акты по персональным данным не прекращают действие только из-за нового наименования. Их можно изменить или принять новую редакцию, если это необходимо, соблюдая порядок принятия таких документов.

Почему уведомление и приказы решают разные задачи

Оператор персональных данных сообщает Роскомнадзору установленные сведения о своей обработке. В их числе – наименование и адрес организации. Когда название меняется, запись в реестре должна соответствовать новому состоянию.

Внутренние документы регулируют обязанности работников и процессы учреждения. Переименование не означает само по себе, что все эти процессы исчезли или что прежние требования больше никому не адресованы.

Поэтому неверны обе крайности: «достаточно поменять название в приказах, уведомлять не нужно» и «старые приказы автоматически недействительны».

Что отправить в Роскомнадзор

Порядок изменения сведений предусмотрен частью 7 статьи 22 Закона № 152-ФЗ. Отсчитывайте срок от месяца, когда произошло изменение, а не от дня, когда ответственный сотрудник узнал о нём.

Например, если наименование изменилось в ноябре, в рассмотренном порядке уведомляют не позднее 15 декабря. Это уведомление об изменении уже представленных сведений, а не повод заново описывать организацию как никогда ранее не начинавшего обработку оператора.

В источнике рассматриваются бумажный и электронный способы подачи, включая электронную подпись или средства аутентификации ЕСИА. Сохраните подтверждение отправки и сведения о том, какое изменение заявлено.

Как обновить внутренние документы

Проверьте политики, приказы о назначении ответственных и остальные акты, где указано прежнее название. Определите, достаточно ли изменения реквизитов или одновременно меняются обязанности и порядок обработки.

Законодательство, рассмотренное в консультации, не устанавливает обязательного способа «только новый приказ» либо «только поправки». Выберите понятный вариант по действующему в учреждении порядку принятия актов и исключите путаницу между редакциями.

Не пропустите и документы, доступные людям вне организации. Согласованность сведений на сайте и в процессах разбираем в материале о документах по персональным данным.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Заказать подготовку комплекта документов: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.