Уведомление о трансграничной передаче персональных данных
Подготовим проект уведомления о трансграничной передаче персональных данных по одной определённой цепочке. Проверим страны, иностранных получателей, цели, категории данных, основания и меры защиты, а затем передадим согласованный проект и инструкцию для самостоятельной подачи в Роскомнадзор.
Ответьте на несколько вопросов о задаче. Если какой-то пункт требует пояснения, разберём вводные вместе в чате.
Кто занимается этой услугой
Отдел по персональным данным Civius: Елена Соколова, Руслан Гаджиалиев, Умар Ильясов, Дарина Алексеева
Что будет в проекте уведомления
Определение состава одной передачи
Сопоставим подтвержденную передачу, иностранного получателя, страну, сервис и промежуточные звенья. Независимые цепочки с разными целями или получателями разделим до подготовки.
Сбор и проверка сведений
Изучим договоры, справки сервисов, политику и другие доступные материалы. Попросим Вас подтвердить найденное и сообщить только сведения, которых нельзя установить из документов.
Проект уведомления
Подготовим связанный текст по одной цепочке с данными оператора, получателя, стран, целей, категорий субъектов и данных, оснований и мер защиты.
Перечень использованных сведений
Приложим перечень сведений и источников, на которых основан проект. Он поможет проверить актуальность данных перед подачей и понять, какие изменения потребуют пересмотра документа.
Инструкция по подаче
Объясним, какие сведения перенести, что проверить перед отправкой и какое подтверждение сохранить после самостоятельной подачи. Доступ к личному кабинету и электронную подпись мы не запрашиваем.
Одно уточнение исходных сведений
До финальной версии учтем одно уточнение получателя, страны, данных, цели или подтвержденных мер защиты. Ответы на запросы ведомства после подачи и дальнейшая переписка в эту работу не входят.
Когда готовить уведомление о трансграничной передаче
Планируется начать передачу зарубежному получателю
Страна, сервис, цель и категории данных уже определены, и бизнесу нужен проект уведомления до начала передачи.
Подключается новый иностранный подрядчик
Новая организация получает данные в определенном процессе, а сведения о ней и мерах защиты нужно собрать и согласовать перед подготовкой.
Меняется цепочка передачи
Другой получатель, страна, сервис или промежуточное звено могут изменить сведения проекта. Сначала мы проверяем, остается ли это одной связанной цепочкой.
Внутренние сведения уже собраны, но их нужно проверить
У бизнеса есть таблица, анкета поставщика или проект формы, однако страны, цели, данные и меры защиты нужно сопоставить и устранить противоречия.
Сначала определим одну цепочку передачи
Уведомление о трансграничной передаче персональных данных готовим, когда определены сама передача и ее основные участники. Нужно понимать, какие данные уходят из России, какому иностранному получателю, в какую страну и для какой цели.
Если пока известно только название зарубежного сервиса и неясно, происходит ли передача, кто получатель и какая процедура требуется, сначала нужна консультация по трансграничной передаче. Она поможет не готовить проект для неподтвержденного процесса и не смешивать в одной подаче несколько независимых цепочек.
Услуга охватывает полноту сведений по одной уже выделенной цепочке, но не включает общий аудит всех зарубежных сервисов компании.
Какие сведения нужны для уведомления о передаче данных
Кто является оператором данных?
Пришлите реквизиты организации или ИП и контактные сведения, которые должны использоваться в проекте. Повторно описывать сведения из актуальных документов не нужно.
Кто является иностранным получателем?
Укажите наименование и страну либо приложите договор, условия сервиса или анкету поставщика. Реквизиты и другие опубликованные сведения возьмем из этих материалов, а недостающие данные перечислим отдельно.
Как выглядит цепочка передачи?
Опишите путь данных от сбора до иностранного получателя и назовите промежуточные сервисы, если они не видны из документов. Независимые цепочки нужно отделить.
Чьи данные передаются?
Назовите категории субъектов: клиенты, пользователи, работники, представители контрагентов или другие группы. Данные конкретных людей не требуются.
Какие категории данных передаются?
Перечислите виды сведений без примеров реальных записей: контакты, данные аккаунта, сведения заказа, технические идентификаторы или другие категории.
Для каких целей используется передача?
Напишите, для чего получатель обрабатывает данные. Цель должна соответствовать договору, сервису и тому, как процесс работает после запуска.
Какое основание и связанные документы используются?
Пришлите политику, согласие, договор или внутреннее обоснование в части выбранной передачи. Мы проверим их связь с передачей, но подготовка этих документов в услугу не входит.
Какие меры защиты подтверждены получателем?
Передайте договорные положения, справку безопасности, ответы поставщика или другое доступное описание мер. Если сведений недостаточно, укажем, что нужно запросить до итоговой версии.
Как проверим сведения для Роскомнадзора
- Оператора и цепочку передачи
Свяжем проект с одним определенным процессом и отделим его от других передач, чтобы сведения не относились одновременно к несовместимым цепочкам. - Страны, получателей и сервисы
Проверим наименования, роли и последовательность передачи по договорам и доступным материалам. - Категории субъектов и данных
Сопоставим их с целью, чтобы проект не включал неопределенные группы и лишние сведения. - Цели и основания
Проверим, что названные основания относятся к выбранной передаче и не подменяют отдельное согласие или другую процедуру. - Меры защиты и сведения получателя
Систематизируем подтвержденные меры и отметим недостающие данные, которые Вам нужно получить у иностранной стороны. - Связь с документами оператора
Укажем расхождения с предоставленной политикой, согласием или общим уведомлением, не обещая их исправление в базовой цене.
Для каждой выявленной проблемы предусмотрено проверяемое действие: противоречия устраняем сверкой источников, недостающие сведения собираем по отдельному перечню, независимые передачи описываем раздельно, а все использованные данные перечисляем для повторной проверки перед подачей.
Комплект для самостоятельной подачи
- Проект уведомления по одной определенной цепочке передачи в редактируемом формате.
- Перечень стран, получателей, сервисов и звеньев передачи, использованных при подготовке.
- Описание целей, категорий субъектов и данных, оснований и подтвержденных мер защиты.
- Инструкцию по самостоятельной подаче и сохранению подтверждения результата.
- Одно уточнение исходных сведений до передачи финальной версии и самостоятельной подачи.
Как самостоятельно подать готовый проект
Мы передаем проект и пошаговую инструкцию, но не запрашиваем доступ к личному кабинету, электронной подписи или учетной записи. Перед отправкой Вы проверяете, что сведения о передаче не изменились, переносите их в нужную форму и самостоятельно подтверждаете подачу.
Рекомендуем сохранить итоговую версию сведений, дату отправки и полученное подтверждение, чтобы при необходимости можно было доказать содержание и факт подачи. Контроль статуса и переписка с ведомством в цену не входят.
Если после подачи поступит запрос дополнительных сведений или изменится сама передача, потребуется отдельная оценка. Уточнение в этой услуге относится к исходным данным до финальной версии, а не к ответу государственному органу.
Какие документы не заменяет проект уведомления
Политика обработки данных
Политика описывает обработку персональных данных оператором и должна совпадать с работой бизнеса. Мы проверим связь выбранной передачи с предоставленной политикой, но новую политику в этой услуге не готовим.
Согласие на передачу
Согласие может относиться к основанию и действию человека в определенном процессе. Проект уведомления не создает такое согласие и не подтверждает автоматически, что оно требуется.
Общее уведомление оператора
Общее уведомление об обработке данных и уведомление о трансграничной передаче - разные процедуры с разным составом сведений. Подготовка или изменение общего уведомления оформляется отдельно.
Как подготовим уведомление о трансграничной передаче
Получаем описание одной передачи
Изучаем получателя, страны, сервисы, данные, цели и предоставленные документы.
Проверяем и дополняем сведения
Сверяем источники и задаем вопросы только по данным, которые нельзя установить из материалов.
Готовим проект и перечень сведений
Собираем связанный текст и показываем, как проверили полноту сведений и устранили найденные противоречия.
Передаем инструкцию и уточняем проект
Объясняем самостоятельную подачу, учитываем одно уточнение исходных сведений и передаем финальную версию.
Что не относится к подготовке уведомления
В цену не входят полный аудит персональных данных, поиск всех зарубежных сервисов компании, исправление политики и согласий, подготовка общего уведомления оператора, фактическая подача, контроль статуса и переписка с ведомством.
Работа охватывает одну определенную цепочку передачи. Несколько независимых получателей с разными целями, цепочками или наборами данных оцениваются отдельно. Переговоры с иностранной стороной и получение сведений вместо Вас также не входят, но мы укажем, какие данные нужно запросить.
Вопросы о подаче уведомления по трансграничной передаче
Можно ли заказать услугу, если передача еще не подтверждена?
Сначала нужно определить получателя, страну, данные и цель. Если этих сведений нет или непонятно, происходит ли трансграничная передача, начните с консультации; проект уведомления готовится для уже выделенной цепочки.
Входит ли подача уведомления в услугу?
Нет. Мы готовим проект и инструкцию, а Вы самостоятельно используете свой кабинет или другой предусмотренный способ, подтверждаете отправку и сохраняете результат.
Можно ли включить несколько получателей?
Можно учесть звенья одной подтвержденной цепочки, если у них общая цель и согласованная структура передачи. Независимые получатели с разными процессами не объединяются в базовый объем.
Входит ли подготовка согласия?
Нет. Мы проверим, как предоставленное согласие связано с выбранной передачей, и укажем расхождения. Новый текст согласия является отдельной услугой.
Заменяет ли проект общее уведомление Роскомнадзору?
Нет. Это разные процедуры и наборы сведений. Если требуется подготовить или изменить общее уведомление об обработке данных, работа оценивается отдельно.
Какие сведения можно уточнить до финальной версии?
До финальной версии можно один раз уточнить получателя, данные, цель или подтвержденные меры по той же цепочке передачи. Запрос ведомства после подачи и изменение самой передачи требуют отдельной работы.
