Нужно ли исправлять НДФЛ и взносы за старую командировку, если аудит не подтвердил проезд?
Снятие расходов по прибыли не означает автоматически доход работника. Если целевые расходы действительно не подтверждены и принято решение доначислять НДФЛ и взносы, источник требует исправить 2021 год.
Короткий ответ
Не автоматически. То, что организация в 2023 году исключила расходы на проезд из налога на прибыль за 2021-й, ещё не доказывает облагаемый доход работника. Сначала нужно установить, были ли действительные целевые затраты и чем они подтверждаются.
Если организация действительно признаёт, что в 2021 году ошибочно приняла неподтверждённые личные суммы за командировочные, источник от 9 октября 2023 года требует исправить НДФЛ и взносы за 2021 год. Перенести начисление в 2023-й только из-за текущего списания задолженности он оснований не видит.
Что означает отсутствие чека в базе ФНС
Подотчётные средства выдали в 2021 году, работник отчитался, затем уволился. При позднем внутреннем аудите документы о проезде признали сомнительными после проверки на сайте налоговой.
Источник подчёркивает: отсутствие сведений о чеке само по себе не доказывает отсутствие поездки и оплаты. Продавец мог нарушить передачу данных. При этом возможна и неподлинность документа, поэтому обнаруженное расхождение требует проверки.
Проезд можно подтверждать другими прямыми и косвенными материалами: билетами, посадочными талонами и сведениями о фактическом использовании перевозки. Не следует превращать технический результат поиска чека в окончательный вывод о присвоении денег сотрудником.
Почему налог на прибыль и НДФЛ оцениваются отдельно
Пункт 1 статьи 217 НК РФ и пункт 2 статьи 422 НК РФ освобождают документально подтверждённые целевые расходы на командировочный проезд. Для сотрудника такая выплата имеет компенсационный характер.
Решение работодателя не учитывать расход для собственной прибыли не меняет автоматически это назначение. НДФЛ зависит от дохода физического лица, а не от выбранной организацией налоговой осторожности.
Поэтому сначала соберите доступные сведения о проезде и определите, остаётся ли выплата возмещением фактических затрат. Если подтверждения достаточны, сам отказ от расхода в декларации по прибыли не служит основанием обложить работника.
Если установлена ошибка прежнего периода
При принятом выводе о неподтверждённых суммах источник относит НДФЛ к последнему дню месяца утверждения авансового отчёта после возвращения. Основание рассматривается в статье 223 НК РФ. Это отличается и от даты первоначальной выдачи денег, и от даты аудита.
Тогда подаётся уточнённый расчёт 6-НДФЛ за 2021 год по пункту 6 статьи 81 НК РФ. В исторической форме увеличивались доход, исчисленный и неудержанный налог, корректировалась справка по сотруднику.
РСВ также исправляется за 2021 год по форме соответствующего периода. Текущее отражение списания в бухгалтерии не переносит прежнюю ошибку в текущую базу взносов.
Как учесть увольнение работника
Если денег бывшему сотруднику больше не выплачивают, удержать НДФЛ организация не может. В уточнённых сведениях показывают неудержанный налог, после чего источник предполагает его взыскание с физлица по налоговому уведомлению.
Но он одновременно не исключает риск доначисления агенту по результатам камеральной проверки с учётом введённого в 2023 году пункта 10 статьи 226 НК РФ. Обещать, что все последствия безусловно лягут только на бывшего работника, нельзя.
Кроме того, бывший сотрудник может оспаривать доначисление. Поэтому решение должно опираться на проверку действительных затрат и документов. Начать следует с этого, а не с механического выбора между 2021-м и 2023-м.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Разработать договор купли-продажи недвижимости: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Как облагать билет, если сотрудник вернулся из командировки в воскресенье вместо пятницы?
- Нужно ли удерживать НДФЛ с возмещения гостиницы сверх лимита работодателя
- Как облагать налогами жильё, оплаченное китайскому высококвалифицированному специалисту?
- Нужно ли платить НДФЛ и страховые взносы за директора в СИЗО?
- Нужно ли ИП платить УСН с продажи трактора, который использовался на личном участке
