Нужно ли начислять НДФЛ сотруднику, если покупка подтверждена только товарным чеком

Отсутствие кассового чека само по себе не доказывает доход работника. Важно подтвердить покупку для компании; эксперты рекомендуют авансовый отчет со всеми документами.

Civius, юридическая компания Софья Демидова, юрист; правовая позиция на 2025-08-14

Короткий ответ

Не автоматически. Отсутствие кассового чека еще не доказывает, что сотрудник получил личный доход. Нужно установить, на что действительно потрачены деньги и переданы ли покупки компании.

В консультации от 14 августа 2025 года эксперты рекомендуют оформить авансовый отчет и приложить все имеющиеся подтверждения, а не просто заменить отчет внутренним актом.

Почему важен фактический расход

По статье 41 НК РФ доход связан с получением экономической выгоды. Статья 210 определяет учет доходов для НДФЛ.

Если работник приобрел материалы для организации, передал их и подтвердил расходование денег, отсутствие одного вида документа не превращает покупку автоматически в личное обогащение.

Иная ситуация – когда он не отчитался, оставил деньги себе или потратил их на личные нужды. Вопрос о таких суммах затронут в письме Минфина от 16 декабря 2019 года.

Чем можно дополнить товарный чек

По экспертной оценке, можно использовать косвенные подтверждения: банковскую выписку с получателем и назначением платежа, квитанцию терминала, пояснение сотрудника и документы передачи материалов.

Значение имеет совокупность данных. Одна объяснительная без подтверждения самой покупки не дает той же уверенности, что согласованные сведения об оплате и оприходовании.

Отдельно зафиксируйте, почему кассового чека нет и какие документы удалось получить у продавца.

Можно ли обойтись актом из учетной политики

Консультация не предлагает это как наиболее надежный вариант. Ее рекомендация – составить именно авансовый отчет, приложить документы и получить утверждение руководителя.

Само наличие внутренней формы не доказывает ни реальность покупки, ни отсутствие дохода у работника.

Что с учетом и взносами

Эксперты применяют аналогичную оценку к страховым взносам и не видят основания отказывать в бухгалтерском признании реально приобретенных материалов при указанных обстоятельствах.

Но они говорят о снижении риска, а не о безусловной гарантии. Налоговый расход организации и возможный доход сотрудника также нужно оценивать отдельно.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Заказать проверку договора: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.