Почему инструкции не исключили вину за сдачу кадровых документов в макулатуру?

Наличие инструкций и обучения не доказало принятие всех мер. В рассмотренном деле суды указали на отсутствие реального контроля за документами.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2026-06-08

Короткий ответ

Потому что организация должна не только принять правила, но и обеспечить их исполнение. В кейсе из обзора от 8 июня 2026 года суды не сочли инструкции, назначение ответственных и обучение достаточным доказательством того, что учреждение приняло все зависящие от него меры.

Оригиналы договоров о полной материальной ответственности с данными девяти работников были по ошибке сданы в макулатуру и обнаружены при попытке вывоза в Узбекистан. Учреждение ссылалось на неосторожность бухгалтера. Но суды указали, что внутренний контроль фактически не предотвратил выбытие документов.

Что показывает этот пример

Объяснительная работника помогает установить причину, но не заменяет проверку организации процесса. Нужно выяснить, как выбирались бумаги, кто разрешил их утилизацию и каким образом проверялось, что это действительно допустимый комплект.

Подпись об обучении показывает ознакомление с правилами. Она не доказывает сама по себе, что при уничтожении применялись необходимые меры и что другие документы не могли попасть в ту же партию.

Поэтому полезно определить учёт, отбор и проверку материалов до передачи на уничтожение. Способ контроля зависит от процесса; важно, чтобы он работал, а не существовал только в инструкции.

Источник приводит решение Ханты-Мансийского районного суда от 13 ноября 2024 года по делу № 12-661/2024. Общие обязанности по организации мер и защите данных закреплены в статьях 18.1 и 19 Закона № 152-ФЗ. Вывод кейса – формальные документы не гарантируют освобождения, если реальное соблюдение правил не обеспечено.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.