Как разделить работу с данными, если в приказе указан один ответственный?

Источник предлагает назначить одного ответственного, а задачи остальных исполнителей закрепить в должностных инструкциях.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2023-09-13

Короткий ответ

Можно распределить работу между несколькими сотрудниками. В открытом ответе от 13 сентября 2023 года предложено указать одного ответственного в приказе и уведомлении РКН, а обязанности других участников закрепить в их должностных инструкциях.

Назначенный ответственный за организацию обработки не обязан лично выполнять каждую кадровую операцию, выдавать все доступы и вести каждую клиентскую базу. Его роль и повседневные задачи исполнителей нужно связать понятным порядком взаимодействия.

Как закрепить распределение

Полезно описывать конкретные действия. Например, кадровик собирает необходимые сведения работников, администратор предоставляет и прекращает технический доступ, сотрудник клиентского отдела исправляет данные по подтверждённому обращению, а ответственный организует контроль соблюдения требований. Это пример распределения, а не обязательный набор должностей.

В инструкциях нужно определить, с какими данными работает сотрудник, какие решения вправе принимать и когда передаёт вопрос ответственному. Фраза «участвует в обработке данных» не помогает понять, кто должен исправить ошибку или сообщить об инциденте.

Если обязанности пересекаются, установите, кто начинает действие, кто проверяет и кто подтверждает результат. Иначе один сотрудник может считать, что уведомление направил другой, а другой – ждать согласования без установленного срока.

При такой модели сохраняется единый организационный центр, но работа не замыкается на одном человеке. Сотрудники должны знать свои обязанности и иметь соответствующие полномочия.

Основные функции ответственного закреплены в статье 22.1 Закона № 152-ФЗ. Распределение задач внутри компании не снимает с оператора обязанность обеспечить законную обработку и контроль за её выполнением.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.