Что объяснить работнику перед получением его данных у третьего лица?

До запроса следует объяснить, какие сведения, откуда и зачем будут получены, кому доступны и что реально изменится при отказе.

Civius, юридическая компания Алексей Дубровин, юрист; правовая позиция на 2023-05-11

Короткий ответ

До запроса нужно объяснить работнику, какие данные работодатель хочет получить, у кого, с какой целью и на каком основании. В инструкции от 11 мая 2023 года также названы способы получения, предполагаемые получатели и последствия отказа от согласия.

Последствия следует описывать через реальную задачу, которую без этих сведений нельзя выполнить. Отказ от согласия нельзя автоматически объявлять дисциплинарным проступком или сопровождать угрозой наказания.

Что должно быть понятно работнику

Фраза «для кадровых целей» слишком общая, если работодатель собирается обратиться в конкретную организацию за определённым документом. Человек должен понимать источник и объём сведений, способ их получения и дальнейшее использование.

Например, если компания рассматривает предоставление материальной помощи и для этого нужны подтверждающие сведения, объяснение должно касаться возможности рассмотреть именно это обращение. Из отказа нельзя автоматически выводить право лишить работника любых выплат или ухудшить его положение по другим основаниям.

Источник приводит также примеры, связанные с повышением. Они показывают необходимость объяснить связь сведений с конкретной процедурой, но не создают универсального права отказать в продвижении за нежелание дать согласие. Нужны применимые условия процедуры и оценка того, действительно ли запрашиваемые данные необходимы.

Статья 86 Трудового кодекса РФ предусматривает предварительное уведомление при получении данных у третьей стороны и письменное согласие в установленной ситуации. Само уведомление не является согласием: это два разных элемента.

Перед запросом полезно проверить, нельзя ли получить необходимые сведения от самого работника и не запрашивается ли избыточный объём. Если основания и цель изменились, прежнее общее уведомление не следует механически использовать для другого запроса.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.