Как оформить перечень мест хранения персональных данных?

Источник предлагает приказ свободной формы и ознакомление назначенных ответственных с закреплёнными местами хранения.

Civius, юридическая компания Мария Кузнецова, старший юрист; правовая позиция на 2023-06-17

Короткий ответ

Места хранения можно закрепить приказом свободной формы. В открытом материале от 17 июня 2023 года предлагается определить эти места и ознакомить с приказом назначенных ответственных. Единого обязательного бланка для такого приказа источник не устанавливает.

Перечень должен позволять понять, где фактически находятся данные и кто отвечает за соответствующее хранение. Формулировка «в организации» почти не помогает найти документы или проверить доступ к ним.

Что сделать понятным в перечне

Для материальных носителей укажите места так, чтобы их можно было различить на практике: помещение, шкаф или иное закреплённое хранилище. Это пример степени конкретности, а не требование использовать именно такую таблицу или систему обозначений.

Отдельно сопоставьте места хранения с категориями документов и кругом допущенных работников. Если кадровые дела и клиентские анкеты находятся вместе, нужно понимать, не получают ли сотрудники доступ к сведениям, которые им не нужны. Для неавтоматизированной обработки такие вопросы регулирует постановление Правительства № 687.

Ознакомление ответственных имеет практический смысл: они должны знать не только о существовании приказа, но и о закреплённых местах и своей роли. При переезде архива или изменении порядка хранения перечень необходимо сопоставить с новой фактической ситуацией.

Источник отдельно обращает внимание на повышенные требования к носителям биометрических данных. Общий приказ о местах хранения не заменяет проверку специальных правил для таких носителей.

Безопасность данных в целом обеспечивается по статье 19 Закона № 152-ФЗ. Перечень помогает организовать эту работу, но сам по себе не создаёт защиту: указанное хранилище должно реально использоваться с установленными ограничениями доступа.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.