Почему согласие работника не всегда оправдывает хранение копий его личных документов?
В приведённом судебном подходе принцип неизбыточности действует самостоятельно. Это не безусловный запрет любой копии и не только вопрос наличия письменного согласия.
Короткий ответ
Потому что согласие и достаточность объёма данных – разные условия. Консультация сентября 2022 года обращает внимание на судебный подход: подпись работника сама по себе не устраняет избыточность данных. Работодатель должен отдельно объяснить, зачем ему хранить копию целиком.
Предъявление документа и сохранение всех его страниц не равнозначны. Для определённого кадрового действия могут требоваться отдельные реквизиты, тогда как копия содержит дополнительные сведения. Поэтому вопрос «работник согласился?» не заменяет вопрос «какие именно данные необходимы для заявленной цели?».
Самостоятельное ограничение установлено статьёй 5 Закона №152-ФЗ: содержание и объём должны соответствовать цели, а лишние сведения обрабатывать нельзя. Согласие не отменяет этот принцип. Например, удобство «чтобы потом не спрашивать заново» ещё не показывает необходимость каждого поля документа.
В постановлении Пятнадцатого ААС от 14 марта 2014 года №15АП-22502/2013 суд оценивал копии паспортных страниц и фотографии в личных делах и поддержал предписание об устранении нарушения. Этот пример подтверждает отдельную проверку объёма кадровой обработки. Нельзя приписывать ему вывод, что согласие на все спорные действия было установлено судом. Упоминание военного билета в решении первой инстанции апелляция назвала технической опечаткой.
Практически нужно составить обоснование по каждой сохраняемой копии: какую обязанность или конкретную задачу она обеспечивает и почему недостаточно нужных реквизитов. Для документов, обязательное хранение которых предусмотрено специальными правилами, оценка будет иной.
Ответ не устанавливает безусловный запрет любой копии паспорта или семейного документа. Он показывает предел аргумента «у нас есть согласие»: наличие разрешения не освобождает от проверки цели и необходимого объёма сведений.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Почему согласие в личном деле может храниться вместе с делом 50 или 75 лет?
- С какого дня считают срок архивного хранения завершённого личного дела?
- Как оформить места хранения бумажных данных и перечень допущенных работников?
- Как определить срок хранения анкет работников и детей, собранных для организации отдыха?
- Какой адрес хранения бумажных ПД указать ИП, работающему дома?
