Нужно ли обезличивать документы при обязательном архивном хранении?

Если документ нужно хранить по закону, источник не требует стирать его реквизиты. Архивная цель не разрешает повторно использовать сведения для рекламы и найма.

Civius, юридическая компания Мария Кузнецова, старший юрист; правовая позиция на 2023-04-26

Короткий ответ

Если документ подлежит обязательному архивному хранению, из него не нужно автоматически стирать персональные реквизиты только потому, что рабочее использование закончилось. Разбор от 26 апреля 2023 года отделяет сохранение документа по установленному требованию от дальнейшего использования содержащихся в нём данных.

Обезличивание не должно механически подменять исполнение обязанности сохранить документ. Но и ссылка на архив не оправдывает бессрочное хранение любого удобного файла.

Сначала определите, что именно нужно хранить

Установите вид документа, основание и срок хранения. Формула «у нас всё хранится тридцать лет» не объясняет, почему такой срок применяется к конкретной анкете или переписке. Вопрос о десяти или тридцати годах решается по правилам для соответствующего документа.

Если обязанность существует, организуйте сохранность и доступ для архивной цели. Это не та же работа, что активная кадровая база или клиентская система, которой ежедневно пользуются менеджеры.

Например, сохранённые контакты бывшего сотрудника могут оставаться частью обязательного документа. Но оттуда их нельзя автоматически извлечь для рекламной рассылки или новых предложений работы без подходящего основания.

Следите и за копиями: обязанность сохранить один документ не обязательно требует держать его дубликаты в общих папках всех подразделений.

Статьи 5 и 6 Закона № 152-ФЗ требуют учитывать цель и основание обработки. В описанной позиции реквизиты сохраняют ради надлежащего архивного хранения, а дальнейшие действия с ними оценивают отдельно.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.