С какого момента считать три года хранения подтверждений уничтожения данных?

По описанному требованию акт и выгрузку хранят три года с момента уничтожения данных. Дата выгрузки или подписания документа не названа новым началом срока.

Civius, юридическая компания Тимур Астахов, юрист; правовая позиция на 2022-11-29

Короткий ответ

Три года хранения акта и выгрузки, подтверждающих уничтожение персональных данных, отсчитываются с момента уничтожения сведений. Не следует автоматически начинать новый срок с даты, когда подготовили копию документа, сделали выгрузку или позднее подписали акт.

Это правило описано в обзоре приказа Роскомнадзора от 28 октября 2022 года № 179, применяемого с 1 марта 2023 года.

Что хранится после удаления

Саму базу, которую требуется уничтожить, и доказательства выполнения этого действия нужно различать. Трёхлетний срок для подтверждений не означает разрешения ещё три года хранить исходные данные «на случай проверки».

При автоматизированной обработке в описанном примере оформляли акт и сведения из журнала регистрации событий. Такая выгрузка служит подтверждением выполненных действий, а не запасной копией удалённой базы для последующего использования.

В учёте полезно связать документы с конкретным событием уничтожения и его датой. Например, если общий пакет документов подготовили позднее, нужно сохранить возможность установить, когда сведения действительно уничтожены. Иначе невозможно надёжно рассчитать срок по названному правилу.

Если уничтожение проходило несколькими самостоятельными этапами, не стоит без проверки сводить их к одной удобной дате подписания общего документа. Необходимо понять, какое действие и какой объём сведений подтверждает каждый акт.

Ответ касается именно начала трёхлетнего срока подтверждений. Он не определяет срок, в течение которого исходные сведения следовало хранить до уничтожения, и не заменяет оценку иных оснований хранения отдельных документов.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.