Можно ли передать бумаги с данными работников сторонней организации для переработки?
Передача на переработку допустима при надлежащем оформлении. Бумаги остаются носителями персональных данных до уничтожения, а подрядчик получает доступ к их содержанию.
Короткий ответ
Да, по консультации мая 2023 года передать такие документы стороннему исполнителю можно. Но передача бумаг с читаемыми сведениями о работниках для переработки – это не просто вывоз обычной макулатуры. В описанных условиях её рассматривают как поручение уничтожения данных, а необходимое согласие работников получает работодатель.
Уничтожение данных относится к обработке персональных данных. Поэтому привлечение подрядчика не выводит операцию из требований закона только потому, что конечная цель – избавиться от носителей. До фактического уничтожения бумаги могут раскрывать фамилии, кадровые сведения и другую информацию конкретных людей.
Правовую конструкцию поручения регулирует часть 3 статьи 6 Закона №152-ФЗ. Отношения должны определять, какие действия исполнитель выполняет с данными и какие обязанности при этом соблюдает. Для кадровых документов также важны гарантии статей 86 и 88 Трудового кодекса.
По изложенной позиции согласие адресуется работодателю: именно он организует обработку и передаёт носители выбранному исполнителю. Нельзя подменить этот вопрос обещанием переработчика «у нас всё конфиденциально». Такое обещание может относиться к защите бумаг, но само по себе не устанавливает основание для передачи сведений работников.
Отдельно надо убедиться, что документы уже разрешено уничтожать. Привлечение исполнителя не сокращает обязательный срок хранения кадрового или иного документа. Например, удобство освобождения архива не является самостоятельным основанием выбросить ещё подлежащие хранению дела.
Ответ консультации касается допустимости передачи и того, кто получает согласие в описанной ситуации. Он не даёт универсального образца договора с переработчиком и не утверждает, что любой документ можно уничтожить сразу после увольнения работника.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Подготовить кадровые документы и локальные акты: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Какие средства уничтожения персональных данных описаны в законе № 233-ФЗ?
- Как оформить места хранения бумажных данных и перечень допущенных работников?
- Как автор предлагает восстановить положение человека после незаконного доступа к его данным?
- Чем рискует бывший системный администратор, скопировавший переписку и удаливший данные?
- Что включить в выгрузку журнала при уничтожении персональных данных
