Кто может создавать электронные образы нотариальных дел до их передачи в архив?
Нотариальная палата вправе принять решение о создании и передаче электронных образов уполномоченным работником. Это специальный порядок нотариального архива.
Короткий ответ
До передачи нотариальных документов в архив создаются их электронные образы для хранения в ЕИС нотариата. Нотариальная палата может принять решение о выполнении этой работы уполномоченным работником. При решении учитываются объём номенклатурных дел нотариуса и время, оставшееся до достижения им предельного возраста пребывания в должности.
Такой механизм позволяет организовать подготовку большого массива дел до его архивирования. Здесь важно не только технически отсканировать бумагу, но и выполнить предусмотренную передачу электронных образов в установленную систему. Наличие файлов на личном компьютере сотрудника само по себе не означает, что документы переданы на надлежащее хранение.
Изменение отражено в приказе Минюста России от 24 июля 2023 года № 193, который уточнил Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов. Специальный порядок связан с документами нотариата, содержащими юридически значимые и персональные сведения.
Например, большой объём дел требует заранее организовать изготовление копий перед будущей передачей. Решение палаты и уполномочивание работника определяют, кто вправе выполнять соответствующую задачу. Нельзя считать такую возможность разрешением любому внешнему подрядчику самостоятельно копировать дела или использовать полученные сведения для собственных целей.
При организации работы полезно разграничить изготовление образов, их передачу в ЕИС и передачу самих дел в архив. Это связанные, но не одинаковые действия. Рассматриваемые правила не устанавливают универсальную обязанность любой компании сканировать все документы с персональными данными и не отменяют требований к доступу и сохранности. Ответ касается специального нотариального хранения по изменениям, описанным в августе 2023 года.
Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.
Что ещё полезно знать
Частые вопросы по теме
- Переходит ли при слиянии ответственность за нарушение хранения ПД?
- Делает ли архивный перечень документ архивным без передачи на хранение?
- Какие документы наследников названы для доступа к конфиденциальным архивным сведениям?
- Каковы сроки хранения дела и давность справок для кандидата на временное замещение нотариуса?
- Почему инструкции не исключили вину за сдачу кадровых документов в макулатуру?
