Можно ли не учитывать корпоративную почту и архив писем как систему обработки данных?

По позиции источника почта и архив с данными учитываются как обработка в системе; конкретная архитектура требует самостоятельного описания.

Civius, юридическая компания Тимур Астахов, юрист; правовая позиция на 2025-08-05

Короткий ответ

Просто исключить их из анализа нельзя. В ответе от 5 августа 2025 года источник относит передачу и архивирование писем с персональными данными к обработке в информационной системе. Название «обычная почта» не создаёт отдельного исключения.

ИСПДн определяется по составу сведений, технологиям и техническим средствам, а не только по наличию специализированной кадровой или клиентской программы.

Что учитывать в почтовом процессе

Письмо может содержать данные в тексте, подписи и приложениях. После отправки копия остаётся в папке отправленных, у получателя и в архиве. Поэтому описание «мы только пересылаем, но не храним» нужно проверять по фактическим настройкам.

Статья 3 Закона № 152-ФЗ включает в обработку разные операции. Получение, передача и сохранение не перестают быть ими из-за того, что сотрудник выполняет действия вручную в почтовом клиенте.

Полезно установить, где находится архив, кто имеет доступ, как делегируются ящики и что происходит после увольнения сотрудника. Если вложение удалили из основной папки, это ещё не показывает его судьбу в иных местах хранения.

При этом выбранный ответ не обследует конкретную архитектуру. Он не определяет автоматически границы каждой системы, её уровень защиты или достаточный набор технических мер. Эти вопросы требуют фактического описания по статье 19 Закона № 152-ФЗ.

Практический вывод – включить почтовые потоки и архивы в обследование обработки. Иначе можно тщательно описать основную базу, оставив вне контроля её копии и регулярную передачу через почту.

Если нужно применить ответ к Вашей ситуации или документам, Проверить сайт на соответствие 152-ФЗ: юрист проверит вводные и учтёт обстоятельства, которые короткий ответ не охватывает.